Download: Manual de estruturação de almoxarifados de medicamentos e produtos para a saúde, e de boas práticas de armazenamento e distribuição

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Epharma lança serviço para remédios especiais

por Carolina Garcia

18/04/2011

Empresa de assistência farmacêutica divulga serviço visando pacientes, empresas e operadoras de saúde

A Epharma, empresa focada na gestão da assistência farmacêutica, lança serviço chamado "ePharma Specialty Products". Trata-se de um programa de acesso de medicamentos especiais que, além de terem alto custo, muitos são temolábeis (necessitam de refrigeração no estoque e também no transporte) e, por isso, dificilmente são encontrados nas prateleiras das farmácias e drogarias.

O diretor comercial da Epharma, Marcos Brêda, explica que a empresa criou este serviço com o objetivo de atender a uma demanda específica com processo de procura de produtos, em geral comprados em deliverys especializados. "A grande diferença do nosso serviço é que ele consegue conectar e acessar todo o Brasil", explica. Há três anos como diretor comercial na empresa, Brêda afirma ter acompanhado um processo de crescimento da ePharma nesse setor. Durante sua gestão os números de deliverys credenciados mudaram de 60 para 120.

Brêda afirma que a empresa pretende atender programas corporativos de empresas, operadoras de saúde e pessoas físicas. "A Epharma se propõe a encontrar os produtos que estão sendo comercializados e adquiri-los dentro dos padrões exigidos pela Anvisa (Angência Nacional de Vigilância Sanitária)", diz o executivo.

Empresas que são clientes poderão subsidiar os medicamentos de acordo com o seu programa já estabelecido para assistência farmacêutica. "Um player muito importante são as operadoras de saúde, esses produtos ajudam a tirar os pacientes do hospital, o que, além de reduzir os custos, humaniza o tratamento", ressalta.

Para este ano, otimista, o executivo projeta um aumento do alcance do programa ao ponto de não oferecer apenas a entrega do medicamento, mas também auxiliar a aplicação desses produtos. "A ideia é facilitar e ajudar o usuário a utilizar o que ele está adquirindo. Acreditamos que em seis meses já estaremos preparados para oferecer o serviço na própria casa do usuário".

http://www.saudebusinessweb.com.br/noticias/index.asp?cod=77462

Endereçamento Eletrônico

Aqui está mais um processo da logística hospitalar que organiza o estoque e agiliza a separação dos pedidos.

Com o endereçamento eletrônico há uma separação ordenada com um começo e fim lógicos, pois os produtos ficam armazenados conforme a disposição dos produtos que se queira, e que pode ser preferencialmente, ordenado por forma farmacêutica e ordem alfabética por nome das substâncias.

Você deve ter um sistema que permita o cadastro dos produtos de acordo como achar melhor, assim teremos:

Rua – que pode ser denominada de acordo com a preferência. Ex.: Rua 1, Rua 2, etc...

Estante – é justamene o local em que o produto ficará junto com os de mesma forma farmacêutica. Ex.: Estante Três.

Prateleira – é o endereço local propriamente dito, local em que o produto irá ficar. Ex.: o Aciclovir ficará na Prateleira 1

Ex.: Os injetáveis estão na Rua 1, Estante 3.

Digamos que precise do Aciclovir, ele será encontrado na Rua 1 , Estante 3 e Prateleira1.

Uma vez cadastrado todos os itens, qualquer pedido emitido via sistema terá uma lógica, pois evitará que o colaborador fique indo e vindo de várias estantes.

O fluxo agiliza o processo e, além disso, mostra uma organização da farmácia e/ou almoxarifado, pois o fluxo terá um começo, meio e fim.

Mauro Munhoz

Noções básicas de almoxarifado, estoque e transporte de materiais

Noções Básicas de Almoxarifado

• Histórico dos Almoxarifados Primitivos

O almoxarifado se constituía em um depósito, quase sempre o pior e mais inadequado local da empresa, onde os materiais eram acumulados de qualquer forma, utilizando mão-de-obra desqualificada.

Com o tempo surgiram sistemas de manuseio e de armazenagem bastante sofisticados, o que acarretou aumento da produtividade, maior segurança nas operações de controle e rapidez na obtenção das informações.

O termo Almoxarifado é derivado de um vocábulo árabe que significa " depositar".

• Conceituação

Almoxarifado é o local destinado à guarda e conservação de materiais, em recinto coberto ou não, adequado à sua natureza, tendo a função de destinar espaços onde permanecerá cada item aguardando a necessidade do seu uso, ficando sua localização, equipamentos e disposição interna acondicionados à política geral de estoques da empresa.

O almoxarifado deverá:

1. assegurar que o material adequado esteja, na quantidade devida, no local certo, quando necessário;
2. impedir que haja divergências de inventário e perdas de qualquer natureza;
3. preservar a qualidade e as quantidades exatas;
4. possuir instalações adequadas e recursos de movimentação e distribuição suficientes a um atendimento rápido e eficiente;

Depositar materiais em um almoxarifado é o mesmo que depositar dinheiro em um banco

Portanto pode-se comparar o esquema de funcionamento do almoxarifado ao de um banco, conforme esquema abaixo :

BANCO

ALMOXARIFADO

Entrada para estoque

Ficha de depósito bancário

Nota fiscal de compra

Saída do estoque

Cheque

Requisição de material

• Eficiência do Almoxarifado

A eficiência de um almoxarifado depende fundamentalmente :

1. da redução das distâncias internas percorridas pela carga e do conseqüente aumento do número das viagens de ida e volta;
2. do aumento do tamanho médio das unidades armazenadas;
3. da melhor utilização de sua capacidade volumétrica;

• Organização do Almoxarifado

O organograma funcional do almoxarifado está demonstrado na figura abaixo :

Analisando o organograma funcional de um almoxarifado podemos resumir as suas principais atribuições :

1. Receber para guarda e proteção os materiais adquiridos pela empresa;
2. Entregar os materiais mediante requisições autorizadas aos usuários da empresa;
3. Manter atualizados os registros necessários;

Vamos analisar os setores componentes da estrutura funcional do almoxarifado :

• CONTROLE :

Embora não haja menção na estrutura organizacional do almoxarifado, o controle deve fazer parte do conjunto de atribuições de cada setor envolvido, qual seja, recebimento, armazenagem e distribuição.

O controle deve fornecer a qualquer momento as quantidades que se encontram à disposição em processo de recebimento, as devoluções ao fornecedor e as compras recebidas e aceitas.

• RECEBIMENTO

As atividades de recebimento abrangem desde a recepção do material na entrega pelo fornecedor até a entrada nos estoques. A função de recebimento de materiais é módulo de um sistema global integrado com as áreas de contabilidade, compras e transportes e é caracterizada como uma interface entre o atendimento do pedido pelo fornecedor e os estoques físico e contábil.

O recebimento compreende quatro fases :

1. 1a fase : Entrada de materiais;
2. 2a fase : Conferência quantitativa;
3. 3a fase : Conferência qualitativa;
4. 4a fase : Regularização

• ARMAZENAGEM

A guarda dos materiais no Almoxarifado obedece a cuidados especiais, que devem ser definidos no sistema de instalação e no layout adotado, proporcionando condições físicas que preservem a qualidade dos materiais, objetivando a ocupação plena do edifício e a ordenação da arrumação.

FASES

DESCRIÇÃO

1A FASE

Verificação das condições de recebimento do material;

2A FASE

Identificação do material;

3A FASE

Guarda na localização adotada;

4A FASE

Informação da localização física de guarda ao controle;

5A FASE

Verificação periódica das condições de proteção e armazenamento;

6A FASE

Separação para distribuição;

• DISTRIBUIÇÃO

Os materiais devem ser distribuídos aos interessados mediante programação de pleno conhecimento entre as partes envolvidas.

• DOCUMENTOS UTILIZADOS

Os seguintes documentos são utilizados no Almoxarifado para atendimento das diversas rotinas de trabalho :

1. Ficha de controle de estoque (para empresas ainda não informatizadas) : documento destinado a controlar manualmente o estoque, por meio da anotação das quantidades de entradas e saídas, visando o seu ressuprimento;
2. Ficha de Localização (também para empresas ainda não informatizadas) : documento utilizado para indicar as localizações, através de códigos, onde o material está guardado;
3. Comunicação de Irregularidades : documento utilizado para esclarecer ao fornecedor os motivos da devolução, quanto os aspectos qualitativo e quantitativo;

1. Relatório técnico de inspeção : documento utilizado para definir, sob o aspecto qualitativo, o aceite ou a recusa do material comprado do fornecedor;

1. Requisição de material : documento utilizado para a retirada de materiais do almoxarifado;

1. Devolução de material : documento utilizado para devolver ao estoque do almoxarifado as quantidades de material porventura requisitadas além do necessário;

PERFIL DO ALMOXARIFE

O material humano escolhido deve possuir alto grau de sentimento de honestidade, lealdade, confiança e disciplina.

RECEBIMENTO

• Conceituação

Recebimento é a atividade intermediária entre as tarefas de compra e pagamento ao fornecedor, sendo de sua responsabilidade a conferência dos materiais destinados à empresa.

As atribuições básicas do Recebimento são :

1. coordenar e controlar as atividades de recebimento e devolução de materiais;
2. analisar a documentação recebida, verificando se a compra está autorizada;
3. controlar os volumes declarados na Nota Fiscal e no Manifesto de Transporte com os volumes a serem efetivamente recebidos;
4. proceder a conferência visual, verificando as condições de embalagem quanto a possíveis avarias na carga transportada e, se for o caso, apontando as ressalvas de praxe nos respectivos documentos;
5. proceder a conferência quantitativa e qualitativa dos materiais recebidos;
6. decidir pela recusa, aceite ou devolução, conforme o caso;
7. providenciar a regularização da recusa, devolução ou da liberação de pagamento ao fornecedor;
8. liberar o material desembaraçado para estoque no almoxarifado;

A análise do Fluxo de Recebimento de Materiais permite dividir a função em quatro fases :

1a fase - entrada de materiais ;

2a fase - conferência quantitativa;

3a fase - conferência qualitativa;

4a fase - regularização;

• 1a fase - Entrada de Materiais :

A recepção dos veículos transportadores efetuada na portaria da empresa representa o início do processo de Recebimento e tem os seguintes objetivos :

• a recepção dos veículos transportadores;
• a triagem da documentação suporte do recebimento;

• constatação se a compra, objeto da Nota Fiscal em análise, está autorizada pela empresa;
• constatação se a compra autorizada está no prazo de entrega contratual;

• constatação se o número do documento de compra consta na Nota Fiscal;

• cadastramento no sistema das informações referentes a compras autorizadas, para as quais se inicia o processo de recebimento;
• o encaminhamento desses veículos para a descarga;

As compras não autorizadas ou em desacordo com a programação de entrega devem ser recusadas, transcrevendo-se os motivos no verso da Nota Fiscal. Outro documento que serve para as operações de análise de avarias e conferência de volumes é o "Conhecimento de Transporte Rodoviário de Carga", que é emitido quando do recebimento da mercadoria a ser transportada.

As divergências e irregularidades insanáveis constatadas em relação às condições de contrato devem motivar a recusa do recebimento, anotando-se no verso da 1a via da Nota Fiscal as circunstâncias que motivaram a recusa, bem como nos documentos do transportador. O exame para constatação das avarias é feito através da análise da disposição das cargas, da observação das embalagens, quanto a evidências de quebras, umidade e amassados.

Os materiais que passaram por essa primeira etapa devem ser encaminhados ao Almoxarifado. Para efeito de descarga do material no Almoxarifado, a recepção é voltada para a conferência de volumes, confrontando-se a Nota Fiscal com os respectivos registros e controles de compra. Para a descarga do veículo transportador é necessária a utilização de equipamentos especiais, quais sejam : paleteiras, talhas, empilhadeiras e pontes rolantes.

O cadastramento dos dados necessários ao registro do recebimento do material compreende a atualização dos seguintes sistemas :

• Sistema de Administração de Materiais e gestão de estoques: dados necessários à entrada dos materiais em estoque, visando ao seu controle;
• Sistema de Contas a pagar : dados referentes à liberação de pendências com fornecedores, dados necessários à atualização da posição de fornecedores;
• Sistema de Compras : dados necessários à atualização de saldos e baixa dos processos de compras;

• 2a fase - Conferência Quantitativa;

É a atividade que verifica se a quantidade declarada pelo fornecedor na Nota Fiscal corresponde efetivamente à recebida. A conferência por acusação também conhecida como " contagem cega " é aquela no qual o conferente aponta a quantidade recebida, desconhecendo a quantidade faturada pelo fornecedor. A confrontação do recebido versus faturado é efetuada a posteriori por meio do Regularizador que analisa as distorções e providencia a recontagem.

Dependendo da natureza dos materiais envolvidos, estes podem ser contados utilizando os seguintes métodos :

• Manual : para o caso de pequenas quantidades;
• Por meio de cálculos : para o caso que envolvem embalagens padronizadas com grandes quantidades;
• Por meio de balanças contadoras pesadoras: para casos que envolvem grande quantidade de pequenas peças como parafusos , porcas, arruelas;
• Pesagem : para materiais de maior peso ou volume, a pesagem pode ser feita através de balanças rodoviárias ou ferroviárias;
• Medição : em geral as medições são feitas por meio de trenas;

• CONFERÊNCIA QUALITATIVA

Visa garantir a adequação do material ao fim que se destina. A análise de qualidade efetuada pela inspeção técnica, por meio da confrontação das condições contratadas na Autorização de Fornecimento com as consignadas na Nota Fiscal pelo Fornecedor, visa garantir o recebimento adequado do material contratado pelo exame dos seguintes itens:

1. Características dimensionais;
2. Características específicas;
3. Restrições de especificação;

• MODALIDADES DE INSPEÇÃO DE MATERIAIS

São selecionadas a depender do tipo de material que se está adquirindo, quais sejam :

1. Acompanhamento durante a fabricação : torna-se conveniente acompanhar in loco todas as fases de produção, por questão de segurança operacional;
2. Inspeção do produto acabado no fornecedor : por interesse do comprador, a inspeção do P. A. será feita em cada fornecedor;
3. Inspeção por ocasião do fornecimento : a inspeção será feita pôr ocasião dos respectivos recebimentos.

• DOCUMENTOS UTILIZADOS NO PROCESSO DE INSPEÇÃO :

1. especificação de compra do material e alternativas aprovadas;
2. desenhos e catálogos técnicos;
3. padrão de inspeção, instrumento que norteia os parâmetros que o inspetor deve seguir para auxiliá-lo a decidir pela recusa ou aceitação do material.

• SELEÇÃO DO TIPO DE INSPEÇÃO

A depender da quantidade, a inspeção pode ser total ou por amostragem, utilizando-se de conceitos estatísticos.

A análise visual tem por finalidade verificar o acabamento do material, possíveis defeitos, danos à pintura, amassamentos.

A análise dimensional tem por objetivo verificar as dimensões dos materiais, tais como largura, comprimento, altura, espessura, diâmetros.

Os ensaios específicos para materiais mecânicos e elétricos comprovam a qualidade, a resistência mecânica, o balanceamento e o desempenho de materiais e/ou equipamentos.

Testes não destrutivos de ultra-som, radiografia, líquido penetrante, dureza, rugosidade, hidráulicos, pneumáticos também podem ser realizados a depender do tipo de material.

• REGULARIZAÇÃO

Caracteriza-se pelo controle do processo de recebimento, pela confirmação da conferência qualitativa e quantitativa, respectivamente por meio do laudo de inspeção técnica e pela confrontação das quantidades conferidas versus faturadas.

O processo de Regularização poderá dar origem a uma das seguintes situações :

1. liberação de pagamento ao fornecedor ( material recebido sem ressalvas);
2. liberação parcial de pagamento ao fornecedor;
3. devolução de material ao fornecedor;
4. reclamação de falta ao fornecedor;
5. entrada do material no estoque;

• Documentos envolvidos na Regularização :

Os procedimentos de Regularização, visando à confrontação dos dados, objetivando recontagem e aceite ou não de quantidades remetidas em excesso pelo fornecedor, envolvem os seguintes documentos :

1. nota Fiscal;
2. conhecimento de transporte rodoviário de carga;
3. documento de contagem efetuada;
4. relatório técnico da inspeção inspeção;
5. especificação de compra;
6. catálogos técnicos;
7. desenhos;

• Devolução ao Fornecedor

O material em excesso ou com defeito será devolvido ao Fornecedor, dentro de um prazo de 10 dias a contar da data do recebimento, acompanhado da Nota Fiscal de Devolução, emitida pela empresa compradora.

INTERFACES DO SISTEMA DE RECEBIMENTO DE MATERIAIS

• ARMAZENAGEM

A correta utilização do espaço disponível demanda estudo exaustivo das cargas a armazenar, dos níveis de armazenamento, das estruturas para armazenagem e dos meios mecânicos a utilizar.

Indica-se a real ocupação do espaço por meio do indicador " taxa de ocupação volumétrica", que leva em consideração o espaço disponível versus o espaço ocupado.

Para entendermos plenamente a utilização do espaço vertical, há que se analisar a utilidade de paletes para a movimentação, manuseio e armazenagem de materiais. A paletização vem sendo utilizada em empresas que demandam manipulação rápida e armazenagem racional, envolvendo grandes quantidades. A paletização tem como objetivo realizar, de uma só vez, a movimentação de um número maior de unidades. Ao pallet é atribuído o aumento da capacidade de estocagem, economia de mão-de-obra, tempo e redução de custos. O emprego de empilhadeiras e pallets já proporcionou a muitas empresas economia de até 80 % do capital despendido com o sistema de transporte interno.

Inicialmente os pallets eram empregados na manipulação interna de armazéns e depósitos e hoje acompanham a carga, da linha de produção à estocagem, embarque e distribuição. Em razão da padronização das medidas do pallet pelos países como Estados Unidos e Inglaterra, eles passaram a ser utilizados através dos continentes em caminhões, vagões ferroviários e embarcações marítimas.

E o que é um palete ?

Trata-se de uma plataforma disposta horizontalmente para carregamento, constituída de vigas, blocos ou uma simples face sobre os apoios, cuja altura é compatível com a introdução dos garfos da emplilhadeira, e que permite o agrupamento de materiais, possibilitando o manuseio, a estocagem, a movimentação e o transporte num único carregamento.

Falta figura

Os pallets são plataformas, nas quais as mercadorias são empilhadas, servindo para unitizar, ou seja, transformar a carga numa única unidade de movimentação.

• VANTAGENS DA UTILIZAÇÃO DE PALETES

1. Melhor aproveitamento do espaço disponível para armazenamento, utilizando-se totalmente do espaço vertical disponível, por meio do empilhamento máximo;
2. Economia nos custos de manuseio de materiais, por meio da redução do custo da mão-de-obra e do tempo necessário para as operações braçais;
3. Possibilidade de utilização de embalagens plásticas ou amarração por meio de fitas de aço da carga unitária, formando uma só embalagem individual;
4. Compatibilidade com todos os meios de transporte (marítimo, terrestre, aéreo);
5. Facilita a carga, descarga e distribuição nos locais acessíveis aos equipamentos de manuseio de materiais;
6. Permite a disposição uniforme de materiais, o que concorre para a desobstrução dos corredores do armazém e dos pátios de descarga;
7. Os paletes podem ser manuseados por uma grande variedade de equipamentos, como empilhadeiras, transportadores, elevadores de carga e até sistemas automáticos de armazenagem;

• Estudo do layout

Alguns cuidados devem ser tomados durante o projeto do layout de um almoxarifado, de forma que se possa obter as seguintes condições :

1. máxima utilização do espaço;
2. efetiva utilização dos recursos disponíveis ( mão de obra e equipamentos );
3. pronto acesso a todos os itens;
4. máxima proteção aos itens estocados;
5. boa organização;
6. satisfação das necessidades dos clientes.

No projeto de um almoxarifado devem ser verificados os seguintes aspectos :

1. itens a serem estocados ( itens de grande circulação, grande peso e volume);
2. corredores (facilidades de acesso);
3. portas de acesso (altura, largura);
4. prateleiras e estruturas (altura x peso );
5. piso (resistência).

• Critérios de Armazenagem

Dependendo das características do material, a armazenagem pode dar-se em função dos seguintes parâmetros :

1. fragilidade;

b) combustibilidade;

c) volatilização;

d) oxidação;

e) explosividade;

1. intoxicação;
2. radiação;
3. corrosão;
4. inflamabilidade;
5. volume;
6. peso;
7. forma;.

Os materiais sujeitos à armazenagem não obedecem regras taxativas que regulem o modo como os materiais devem ser dispostos no Almoxarifado. Por essa razão, deve-se analisar, em conjunto, os parâmetros citados anteriormente, para depois decidir pelo tipo de arranjo físico mais conveniente, selecionando a alternativa que melhor atenda ao fluxo de materiais:

1. armazenagem por tamanho : esse critério permite bom aproveitamento do espaço;
2. armazenamento por freqüência : esse critério implica armazenar próximo da saída do almoxarifado os materiais que tenham maior freqüência de movimento;
3. armazenagem especial, onde destacam-se :

1. os ambientes climatizados;
2. os produtos inflamáveis, que são armazenados sob rígidas normas de segurança;
3. os produtos perecíveis ( método FIFO)

1. Armazenagem em área externa : devido à sua natureza, muitos materiais podem ser armazenados em áreas externas, o que diminui os custos e amplia o espaço interno para materiais que necessitam de proteção em área coberta. Podem ser colocados nos pátios externos os materiais a granel, tambores e “containers” , peças fundidas e chapas metálicas.
2. Coberturas alternativas : não sendo possível a expansão do almoxarifado, a solução é a utilização de galpões plásticos, que dispensam fundações, permitindo a armazenagem a um menor custo.

Independentemente do critério ou método de armazenamento adotado é oportuno observar as indicações contidas nas embalagens em geral, conforme mostram as figuras abaixo :

Falta figura

• Localização de Materiais

O objetivo de um sistema de localização de materiais é estabelecer os meios necessários à perfeita identificação da localização dos materiais. Normalmente é utilizada uma simbologia (codificação) alfanumérica que deve indicar precisamente o posicionamento de cada material estocado , facilitando as operações de movimentação e estocagem.

O almoxarife é o responsável pelo sistema de localização de materiais e deverá possuir um esquema do depósito com o arranjo físico dos espaços disponíveis por área de estocagem.

Sistemass de endereçamento ou localização dos estoques ;

Existem dois métodos básicos : o sistema de endereços fixos e o sistema de endereços variáveis.

• Sistema de endereçamento fixo :

Nesse sistema existe uma localização específica para cada produto. Caso não haja muitos produtos armazenados , nenhum tipo de codificação formal será necessária. Caso a linha de produtos seja grande, deverá ser utilizado um código alfanumérico, que visa a minimização do tempo de localização dos materiais.

• Sistema de endereçamento variável :

Nesse sistema não existem locais fixos de armazenagem, a não ser para itens de estocagem especial. Os materiais vão ocupar os locais disponíveis dentro do depósito. O inconveniente desse sistema é o perfeito controle que se deve ter da situação, para que não se corra o risco de possuir material perdido em estoque, que somente será descoberto ao acaso ou durante o inventário. Esse controle deverá ser feito por duas fichas, uma ficha para controle do saldo por item e a outra para controle do saldo por local de estoque.

Apesar de o sistema de endereços variáveis possibilitar melhor utilização do espaço, este pode resultar em maiores percursos para montar um pedido, pois um único item pode estar localizado em diversos pontos Esse método é mais popular em sistemas de manuseio e armazenagem automatizados, que exigem um mínimo de mão-de-obra.

• Classificação e Codificação dos materiais

Um sistema de classificação e codificação de materiais é fundamental para que existam procedimentos de armazenagem adequados, um controle eficiente dos estoques e uma operacionalização correta do almoxarifado.

Classificar um material significa agrupá-lo segundo sua forma, dimensão, peso, tipo e uso. Em outras palavras, classificar um material significa ordená-lo segundo critérios adotados, agrupando-os de acordo com as suas semelhanças. Classificar os bens dentro de suas peculiaridades e funções tem como finalidade facilitar o processo de posteriormente dar-lhes um código que os identifique quanto aos seus tipos, usos, finalidades, datas de aquisição, propriedades e seqüência de aquisição. Por exemplo, com a codificação do bem passamos a ter, além das informações acima mencionadas, um registro que nos informará todo o seu histórico, tais como preço inicial, localização, vida útil esperada, valor depreciado, valor residual, manutenção realizada e previsão de sua substituição.

Codificar um material significa representar todas as informações necessárias, suficientes e desejadas por meio de números e/ou letras, com base na classificação obtida do material.

A tecnologia de computadores está revolucionando a identificação de materiais e acelerando o seu manuseio.

A chave para a rápida identificação do produto, das quantidades e fornecedor é o código de barras lineares ou código de distribuição. Esse código pode ser lido com leitores óticos (scanners) . Os fabricantes codificam esse símbolo em seus produtos e o computador no depósito decodifica a marca, convertendo-a em informação utilizável para a operação dos sistemas de movimentação interna, principalmente os automatizados.

Outro arquivo – Noções básicas de almoxarifado III

NOÇÕES SOBRE ALMOXARIFADO III

• Classificação e Codificação dos materiais

Um sistema de classificação e codificação de materiais é fundamental para que existam procedimentos de armazenagem adequados, um controle eficiente dos estoques e uma operacionalização correta do almoxarifado.

Classificar um material significa agrupá-lo segundo sua forma, dimensão, peso, tipo e uso. Em outras palavras, classificar um material significa ordená-lo segundo critérios adotados, agrupando-os de acordo com as suas semelhanças. Classificar os bens dentro de suas peculiaridades e funções tem como finalidade facilitar o processo de posteriormente dar-lhes um código que os identifique quanto aos seus tipos, usos, finalidades, datas de aquisição, propriedades e seqüência de aquisição. Por exemplo, com a codificação do bem passamos a ter, além das informações acima mencionadas, um registro que nos informará todo o seu histórico, tais como preço inicial, localização, vida útil esperada, valor depreciado, valor residual, manutenção realizada e previsão de sua substituição.

A classificação dos itens é composta de diversas etapas, quais sejam : catalogação, simplificação, especificação, normalização e padronização rumo à codificação de todos os materiais que compõem o estoque da empresa.

Vejamos melhor a conceituação de " classificação ", definindo melhor cada uma dessas etapas :

• Catalogação : significa o arrolamento de todos os itens existentes de modo a não omitir nenhum deles.

Vantagens da Catalogação :

1. A catalogação proporciona uma idéia geral da coleção;
2. Facilita a consulta por parte dos usuários;
3. Facilita a aquisição de materiais;
4. possibilita a conferência;
5. evita duplicidade de codificação;

• Simplificação : significa a redução da grande diversidade de itens empregados para uma mesma finalidade. Quando duas ou mais peças podem ser usadas para o mesmo fim, recomenda-se a escolha pelo uso de uma delas;

• Especificação : significa a descrição detalhada de um item, como suas medidas, formato, tamanho, peso etc. Quanto mais detalhada a especificação de um item, menos dúvida se terá a respeito de sua composição e características, mais fácil será a sua compra e inspeção no recebimento.

• Normalização : essa palavra deriva de normas, que são as prescrições sobre o uso do material; portanto significa a maneira pela qual o material deve ser utilizado em suas diversas aplicações;

• Padronização : significa estabelecer idênticos padrões de peso, medidas e formatos para os materiais, de modo que não existam muitas variações entre eles. Por exemplo, a padronização evita que centenas de parafusos diferentes entrem em estoque.

Vantagens da Padronização :

1. Possibilita a simplificação de materiais;
2. Facilita o processo de normalização de materiais;
3. Aumenta poder de negociação;
4. Reduz custos de aquisição e controle;
5. Reduz possibilidade de erros na especificação;
6. Facilita a manutenção;
7. Possibilita melhor programação de compras;
8. Permite reutilização e permutabilidade

Assim a catalogação, a simplificação, a especificação, a normalização e a padronização constituem os diferentes passos rumo à codificação. A partir da classificação pode-se codificar os materiais .

Codificar um material significa representar todas as informações necessárias, suficientes e desejadas por meio de números e/ou letras, com base na classificação obtida do material.

A tecnologia de computadores está revolucionando a identificação de materiais e acelerando o seu manuseio.

A chave para a rápida identificação do produto, das quantidades e fornecedor é o código de barras lineares ou código de distribuição. Esse código pode ser lido com leitores óticos (scanners) . Os fabricantes codificam esse símbolo em seus produtos e o computador no depósito decodifica a marca, convertendo-a em informação utilizável para a operação dos sistemas de movimentação interna, principalmente os automatizados.

ESTRUTURAS METÁLICAS PARA ARMAZENAGEM

Fatores que influenciam na escolha das estruturas metálicas para armazenagem :

• tipo de material (peso e volume);
• equipamentos utilizados para a movimentação (empilhadeiras);
• largura mínima dos corredores;
• níveis de armazenagem (altura máxima para empilhamento);

Tipos de estrutura metálica para armazenagem:

• estrutura leve em prateleira de bandeja : adequadas para materiais leves;

• estrutura porta-palete : as prateleiras são substituídas por um par de

vigas que se encaixam nas colunas, com possibilidade de regulagem da altura.

Os paletes são retirados por empilhadeiras que se movimentam nos

corredores.

MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAIS

Dependendo do tipo de empresa, do tipo de produto ou serviço, do sistema de produção utilizado e de outras características, a movimentação de materiais pode atingir um custo de 15 a 70 % do custo total da produção.

O estudo da movimentação de materiais deve levar em consideração todas as características do processo produtivo, já que faz parte inerente dele.

Dá-se o nome de movimentação de materiais a todo o fluxo de materiais dentro da empresa. A movimentação de materiais é uma atividade indispensável a qualquer sistema de produção e visa não somente o abastecimento das seções produtivas, mas também a garantia da seqüência do processo de produção entre as seções envolvidas.

A movimentação pode ser horizontal ou vertical. É horizontal quando a movimentação se dá em um espaço plano e em um mesmo nível. É vertical quando a empresa utiliza edifícios de vários andares ou níveis de altura.

A movimentação de materiais quando bem administrada pode trazer grandes economias para a empresa e um excelente resultado para a produção.

Principais finalidades da movimentação de materiais :

1. Aumento da capacidade produtiva da empresa, que pode ser conseguido :

• através da redução do tempo de fabricação;

• através do incremento da produção, pela intensificação do abastecimento de

materiais às seções produtivas;

• utilização racional da capacidade de armazenagem, utilizando plenamente o

espaço disponível e aumentando a área útil da fábrica;

1. Melhorar as condições de trabalho, proporcionando :

• maior segurança e redução de acidentes durante as operações com materiais;
• redução da fadiga nas operações com materiais e maior conforto para o pessoal;
• aumento da produtividade da mão-de-obra;

1. Reduzir os custos de produção, através da :

• redução da mão-de-obra braçal pela utilização de equipamentos de manuseio e transporte;
• redução dos custos de materiais, através de acondicionamento e transporte adequados que permitam reduzir as perdas ou estragos de materiais;
• redução de custos em despesas gerais, através de menores despesas de

transporte e menores níveis de estoques de materiais.

1. Melhorar a distribuição : a distribuição, que se inicia na preparação do produto e

termina no usuário, é grandemente melhorada com a racionalização dos sistemas

de manuseio, através da :

• melhoria na circulação : criação de corredores bem definidos; endereçamento

fácil; equipamentos eficientes; métodos eficientes de carga e descarga;

• localização estratégica de almoxarifados : criação de pontos de armazenagem

próximos aos consumidores, para distribuição aos pontos de venda, só é

possível graças aos equipamentos de movimentação e armazenagem;

• Melhoria dos serviços aos usuários : a proximidade das mercadorias dos

centros consumidores implica em rapidez na entrega, menores riscos de

deterioração ou quebra, menor custo;

• Maior disponibilidade do produto em cada região ;

EQUIPAMENTOS UTILIZADOS PARA MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAIS :

O manuseio pode ser efetuado das seguintes formas :

• manualmente;
• por meio de carrinhos impulsionados manualmente;
• por meio de emplilhadeiras (não possui limitação de direção horizontal ou

vertical, podendo ser elétrica, com motor a gás, diesel ou gasolina);

• por meio de paleteiras (tipo de empilhadeira limitada ao manuseio

horizontal);

• por meio de pontes rolantes : trata-se de equipamento constituído de

estrutura metálica, sustentada por duas vigas, ao longo das quais a ponte

rolante se movimenta; entre as duas vigas corre um carrinho com um gancho;

• por meio de guindastes : trata-se de equipamento utilizado em área externa,

equipados com lança e com capacidade de carga acima de 5 t.

Quase sempre esses equipamentos servem para o transporte e elevação de cargas. São muito utilizados em áreas de armazenamento de ferro para construção, nas linhas de produção de construção pesada, na recepção e expedição de cargas de grandes proporções e peso, nas indústrias metalúrgicas e siderúrgicas;

• por meio de transportadores contínuos : são utilizados para o caso de

movimentação constante e ininterrupta de materiais entre dois pontos

predeterminados. É o caso da mineração, dos terminais de carga e descarga,

armazéns de granéis, terminais de recepção e expedição de mercadorias. Sua

maior aplicação na indústria é a linha de montagem na produção em série. Nos

sistemas de produção contínua - como nas fábricas de refrigerantes, cervejas,

óleos alimentícios etc. - os transportadores contínuos são controlados e

integrados por equipamentos eletrônicos, com paradas em pontos determinados.

Ex. : correias transportadoras, esteiras transportadoras, roletes

transportadores, transportadores de fita metálica, transportadores de rosca,

transportadores magnéticos, transportadores vibratórios, transportadores

pneumáticos.

Princípios básicos para a movimentação de materiais :

Para que um sistema de transporte interno seja eficiente é preciso que sejam adotados certos princípios básicos para a movimentação de materiais, quais sejam :

• obedecer o fluxo do processo produtivo e utilizar meios de movimentação que

facilitem esse fluxo;

• eliminar distâncias e eliminar ou reduzir todos os transportes entre as operações;
• usar a força da gravidade sempre que possível;
• minimizar a manipulação, preferindo meios mecânicos aos manuais;
• considerar sempre a segurança do pessoal envolvido;
• utilizar cargas unitárias sempre que possível;
• procurar a utilização máxima do equipamento, evitando o transporte vazio, isto é

utilizar o sempre o transporte nos dois sentidos de ida e volta;

• prever sempre um sistema alternativo de transporte, para uso em caso de falha do

principal;

A necessidade de revisão parcial ou total do sistema de movimentação de materiais ocorre quando :

• homens e mulheres estão manipulando cargas, respectivamente, acima de 30 kg e de 10 kg;

• materiais estão sendo desviados do caminho mais direto e natural de sua transformação no processo fabril, para fins de inspeção, conferência etc.;

• pessoal da produção está abandonando seus postos para efetuar operações de transporte;

• cruzamentos freqüentes de trajetórias de materiais em movimento;

• os trabalhadores da produção têm de parar até serem supridos de matéria-prima;

• os materiais vão e voltam na mesma direção por mais de uma vez no seu processo de transformação;

• cargas acima de 50kg são levantadas por mais de 1 metro sem ajuda mecânica;

• Custos da Movimentação de Materiais

Os custos de movimentação de materiais constituem geralmente uma parcela significativa do custo total de fabricação. Isso significa que o custo de movimentação de materiais influenciam o custo final do produto /serviço sem contribuir em nada para a sua melhoria. Daí a necessidade de se tentar constantemente baratear o custo do produto/serviço através de uma seleção rigorosa dos meios de movimentação adequados ao sistema de produção utilizado pela empresa.

Os custos de movimentação de materiais são os seguintes :

1. equipamentos utilizados : capital empatado em equipamentos;
2. combustível utilizado : ou seja, despesas efetuadas com combustível ou energia para alimentar os equipamentos de movimentação;
3. pessoal para a operação dos equipamentos : motoristas de tratores ou empilhadeiras, operadores de guindastes ou de elevadores, pessoal auxiliar etc.
4. manutenção de equipamentos : ou seja despesas com manutenção e com oficinas de consertos, peças e componentes de reposição, bem como com o pessoal da oficina;
5. perdas de material decorrentes de manuseio, de acidentes na movimentação, quebras, estragos em embalagens;

• Definição do tipo de movimentação :

Uma série de itens devem ser analisados antes da definição do tipo de equipamento que será utilizado para a movimentação de materiais :

1. tipo do produto (dimensões, características mecânicas, quantidade a ser transportada;
2. edificação (layout, espaço entre as colunas, resistência do piso, dimensão das passagens, dos corredores e das portas );
3. seqüência das operações;
4. método de armazenagem;
5. custo da movimentação;
6. área necessária para o funcionamento do equipamento;
7. fonte de energia necessária;
8. deslocamento e direção do movimento;
9. mão-de-obra;
10. flexibilidade do equipamento a ser adotado;
11. grau de supervisão requerido para a operação (transportadores x empilhadeiras);
12. possibilidade da variação da velocidade do equipamento (adaptação ao volume de expedição e recebimento, ao alto índice eventual de perdas, à ausência ocasional de pessoal e à inexperiência do operário);
13. tipo de trajetória (fixa : transportador, limitada : ponte rolante, livre : empilhadeiras);

http://www.artigonal.com/administracao-artigos/nocoes-basicas-de-almoxarifado-estoque-transporte-de-materiais-893215.html

Classificação de materiais - ABC e XYZ

Segundo Viana (2002), a classificação de materiais é o processo de aglutinação de materiais por características semelhantes. Para o referido autor, grande parte do sucesso no gerenciamento de estoques depende fundamentalmente de bem classificar os materiais da empresa. Para Barbieri e Machline (2006), os principais objetivos específicos da classificação de materiais são os seguintes: 1. Identificar o material certo para o usuário e a organização; 2. Organizar o processo de aquisição, guarda e manuseio dos materiais;

3. Facilitar a comunicação com fornecedores, usuários e os setores contábil e financeiro;

4. Estabelecer instrumentos de planejamento e de controle apropriados;

5. Reduzir custos com material;

6. Melhorar o nível de serviço.

Ainda sobre o assunto, Viana (2002) salienta que se pode classificar os materiais por:

a) tipo de demanda;

b) demanda não previsível ou de não estoque7;

c) materiais críticos;

d) pelo nível de perecibilidade e de periculosidade;

e) tipo de estocagem;

f) dificuldade de aquisição e pelo tipo de mercado fornecedor.

Com base nesses tipos de classificação pode-se distribuir esses materiais através do diagrama de Pareto8, também conhecido pro curva ABC. Segundo Barbieri e Machline (2006) o objetivo da classificação ABC é fornecer informações para que se possa estabelecer políticas, objetivos e controle diferenciados conforme a importância de cada item em relação ao valor de utilização dos itens.

A Classificação ABC baseia-se na divisão dos materiais por classes:

• Classe A: Grupo de itens que têm uma maior importância e devem ser tratados com atenção especial, os materiais que compõem esse grupo representam o maior valor em termos de consumo, sendo o de menor quantidade.

• Classe B: Grupo de itens que vivem numa situação intermediária entes os de classes A e C.

• Classe C: Corresponde ao grupo de itens de menos importância, representando o menor valor de consumo, porém, estão em maior quantidade, financeiramente são menos importantes, o que justifica uma menor atenção em seu gerenciamento.

Quando se trata sobre material médico-hospitalar, deve-se avaliar o uso desse sistema num hospital, pois, independente do grupo em que estejam todos os itens, eles são de fundamental importância, devendo ser gerenciados com maior critério de organização e controle, visto que um procedimento médico-cirúrgico pode não acontecer pela falta de um desses itens, independente do grupo em que esteja.

Barbieri e Machline (op cit) utilizam também outra forma de classificação do estoque, a qual varia de acordo com o grau de criticalidade, conhecida como Classificação XYZ.

Para os citados autores, essa classificação tem por critério o grau de criticalidade ou imprescindibilidade do material para as atividades em que eles estarão sendo utilizados, pois a falta de determinados materiais pode provocar a paralisação de atividades essenciais e coloca em risco a vida das pessoas, o ambiente e o patrimônio da organização.

Segundo o critério XYZ, os itens da Classe X podem faltar sem acarretar prejuízo ao funcionamento de uma empresa, apenas pelo fato de poderem ser substituídos com facilidade. Os itens da Classe Y representam um nível de criticidade médio, por poderem ser substituídos por itens de mesma equivalência. Os itens pertencentes à Classe Z correspondem aos mais críticos. Sua falta pode provocar transtornos e até a paralisação de atividades básicas e essenciais, colocando em risco a vida das pessoas. Sua falta não pode ser substituía por similares.

Ao se analisar o uso dos sistemas ABC/XYZ, deve-se agir com parcimônia, pois o uso de um método pode servir para uma empresa e não servir para outra, sendo comum que um administrador faça as devidas adaptações à realidade da sua empresa, principalmente quando se trata de um hospital.

Boas Práticas de Estocagem Best Practices for Storage

De acordo com Valery, Pedro Paulo Trigo (Org) do Manual de Boas práticas para estocagem de medicamentos. – Brasília: Central de Medicamentos, 1989 a estocagem de medicamentos deve abranger os seguintes aspectos:Considerações Gerais Estocar e administrar um almoxarifado de medicamentos não é como estocar alimentos – apesar da importância das duas atividades para a saúde humana. O alimento estragado, na maioria das vezes, é facilmente identificável. No caso dos medicamentos a realidade é outra: se eles tem o seu estado normal alterado, tornam-se inativos ou nocivos à saúde e, o que é pior, são de difícil reconhecimento.Somente esse exemplo já serve para ilustrar a responsabilidade que representa o manuseio de medicamentos, que pode significar a diferença entre a saúde e a doença e, em casos extremos, entre a vida e a morte. Mesmo um breve tratamento incorreto pode torná-los ineficazes, o que traduz a importância do trabalho de todas as pessoas envolvidas em sua manipulação.

Definições:

Embalagem – Invólucro, recipiente ou qualquer forma de acondicionamento, removível ou não, destinado a cobrir, empacotar, envasar, proteger ou manter especificamente ou não os produtos.

Estocagem – Conservação racional e segura de medicamentos.

Inspeção de qualidade – Conjunto de medidas destinadas a garantir, a qualquer momento, durante o processo de recebimento, estocagem e distribuição, as características originais do produto.

Medicamento – É toda substância ou associação de substâncias utilizadas para modificar ou explorar sistemas fisiológicos ou estado patológico, para o benefício do receptor.

Partida ou lote – Quantidade de um medicamento ou produto que se produz em um ciclo de fabricação, cuja característica essencial é a homogeneidade.

Número do lote – Designação impressa no rótulo e na embalagem de medicamentos, que permita identificar a partida, série ou lote a que pertencem, para em caso de necessidades, localizar e rever todas as operações de fabricação e inspeção praticadas durante a produção.

Quarentena – Período de tempo, durante o qual os medicamentos são retidos com proibição de seu emprego.

Rótulo – Identificação impressa ou litografada, bem como dizeres pintados ou gravados a fogo, pressão, ou decalco, aplicada diretamente sobre recipiente, vasilhames, invólucros, envoltórios ou qualquer outro protetor de embalagem.

Normas de Boas Práticas de Estocagem de Medicamentos

1. Qualificação e responsabilidade do pessoal

1.1 - O pessoal envolvido na estocagem de medicamentos, tanto no seu manuseio, como no seu controle, deve possuir conhecimentos e experiência para o trabalho ao qual se propõe.

1.2 - A chefia do almoxarifado deve ser exercida por farmacêutico, por ser exigida perante a legislação específica tal responsabilidade pela guarda de medicamentos.

1.3 - O farmacêutico responsável deve receber de seus superiores todo o apoio necessário para um trabalho eficiente, como exigem as boas normas de estocagem de medicamentos. Tal apoio traduzir-se-á na autoridade e nos meios adequados que cada um deverá ter, na esfera de suas atividades, para exercer, efetiva e responsavelmente suas tarefas, recebendo os materiais e pessoal necessário.

2. Edifícios e instalações

2.1 - Qualquer edifício destinado a estocagem de medicamentos, deve ter área, construção e localização adequadas para facilitar sua manutenção, limpeza e operação, com espaço suficiente para estocagem racional dos medicamentos. Toda área alocada para estocagem deve destinar-se somente a esse propósito, além de oferecer condições de flexibilidade que permitam eventuais modificações futuras.

2.2 - Assim, devem ser consideradas como necessárias, as seguintes áreas:

2.2.1 - de recepção;

2.2.2 - de quarentena;

2.2.3 - de expedição;

2.2.4 - de estocagem;

2.2.4.1 - geral

2.2.4.2 - de medicamentos termolábeis

2.2.4.3 - de medicamentos controlados

2.2.4.4 - de imunobiológicos

2.2.5 - de administração

2.2.5.1 - de recebimento

2.2.5.2 - de distribuição

2.2.5.3 - geral

2.2.6 - instalações sanitárias

2.2.6.1 - para os funcionários da área de estocagem

2.2.6.2 - para os funcionários administrativos

2.3 - Os interiores dos almoxarifados devem apresentar superfícies lisas, sem rachaduras e sem desprendimento de pó, facilitando a limpeza e não permitindo a entrada de roedores, aves, insetos ou quaisquer outros animais.

2.4 - A iluminação, a ventilação e a umidade devem ser controladas, para evitar efeitos prejudiciais sobre os medicamentos estocados.

2.5 - O espaço ao redor dos almoxarifados deve ser urbanizado, a fim de impedir a formação de pó, permitir fácil acesso e manobra dos caminhões.

2.6 - Para se determinar a adequação das áreas, devem ser tidas em conta as seguintes condições:

2.6.1 - Compatibilidade das operações de estocagem e manipulação a serem conduzidas nos diferentes locais.

2.6.2 - Espaço suficiente para o fluxo racional de pessoal e materiais, visando reduzir ao mínimo o risco de:

2.6.2.1 - mistura de diferentes medicamentos

2.6.2.2 - mistura de lotes diferentes de um mesmo medicamento.

3. Lixo

3.1 - O lixo coletado nas dependências do almoxarifado e em suas proximidades, deve ser eliminado através de sistemas seguros e higiênicos.

4. Lavatórios e instalações sanitárias

4.1 - Devem existir lavatórios e instalações sanitárias em condições de higiene perfeitas e separadas para uso do pessoal administrativo e para o pessoal da área de estocagem.

5. Higiene

5.1 - Todas as áreas circundantes ou adjacentes ao almoxarifado, bem como seu interior, devem ser mantidos limpos, sem acúmulo ou formação de pó.

6. Alimentação

6.1 - As refeições devem ser preparadas e ingeridas somente nos locais especialmente designados para tal, fora das áreas de estocagem e de escritório.

7. Uniformes

7.1 - Nas áreas de trabalho, os funcionários deverão usar uniformes condizentes com o tipo de trabalho a executar.

8. Higiene pessoal

8.1 - Devem existir instalações sanitárias, bem como chuveiros em número suficiente, para uso dos funcionários da área de estocagem, localizados nas proximidades dos locais de trabalho.

9. Limpeza dos locais

9.1 - Os locais de trabalho e de estocagem devem ser mantidos limpos e isentos de pó e contaminação.

9.2 - O lixo deverá ser depositado em recipientes especiais, com tampa e deverão ser esvaziados e limpos, fora das áreas de estocagem.

10. Equipamentos

10.1 - Todos os equipamentos usados no manuseio de medicamentos, devem ser apropriados para o uso a que se destinam.

11. Segurança

11.1 - Medidas apropriadas devem ser tomadas para a segurança dos almoxarifados, tanto para os medicamentos quanto para o pessoal que ali trabalha.

11.2 - Medidas rigorosas devem ser praticadas para a prevenção e combate a incêndios.

11.2.1 - É indispensável a instalação adequada de equipamento contra incêndio.

11.2.2 - O pessoal deve sofrer treinamento periódico no combate a incêndio.

11.2.3 - Aconselha-se a existência de uma CIPA (Comissão Interna para Prevenção de Acidentes) permanente.

12. Recebimento de medicamentos

Devem existir instruções por escrito, descrevendo com detalhes o recebimento, a identificação e o manuseio dos medicamentos. Elas devem indicar adequadamente os métodos de estocagem e definir os procedimentos burocráticos para com as outras áreas de organização.

12.1 - No ato do recebimento, cada entrada deve ser examinada quanto a sua documentação e fisicamente inspecionada para se verificar suas condições, rotulagem, tipo e quantidade.

12.2 - Se for o caso de recebimento de um produto com mais de um lote de fabricação, ele deve ser subdividido em quantos lotes forem necessários e estocados dessa forma.

12.3 - Os lotes que forem submetidos a amostragem ou os julgados passíveis de análise, devem ser conservados em quarentena até decisão do Controle de Qualidade.

13. Estocagem. Considerações gerais

13.1 - Toda e qualquer área destinada à estocagem de medicamentos deve ter condições que permitam preservar suas condições de uso.

13.2 - Nenhum medicamento poderá ser estocado antes de ser oficialmente recebido e nem liberado para entrega sem a devida permissão, também oficial.

13.3 - Os estoques devem ser inventariados periodicamente e qualquer discrepância devidamente esclarecida.

13.4 - Os estoques devem ser inspecionados com freqüência para verificar-se qualquer degradação visível, especialmente se os medicamentos ainda estiverem sob garantia de seus prazos de validade.

13.5 - Medicamentos com prazos de validade vencidos, devem ser baixados do estoque e destruídos, com registro justificado por escrito pelo farmacêutico responsável, obedecendo ao disposto na legislação vigente.

13.6 - A estocagem, quer em estantes, armários, prateleiras ou estrados, devem permitir a fácil visualização para a perfeita identificação dos medicamentos, quanto ao nome do produto, seu número de lote e seu prazo de validade.

13.7 - A estocagem nunca deve ser efetuada diretamente em contacto direta com o solo e nem em lugar que receba luz solar direta.

13.8 - As áreas para estocagem devem ser livres de pó, lixo, roedores, aves, insetos e quaisquer animais.

13.9 - Para facilitar a limpeza e a circulação de pessoas, os medicamentos devem ser estocados à distância mínima de 1 (um) metro das paredes.

13.10 - A movimentação de pessoas, escadas e veículos internos nas áreas de estocagem devem ser cuidadosos para evitar avarias e comprometimento e/ou perda de medicamentos.

13.11 - Embalagens parcialmente utilizadas devem ser fechadas novamente, para prevenir
perdas e/ou contaminações, indicando a eventual quantidade faltante no lado externo da embalagem.

13.12 - A liberação de medicamentos para entrega deve obedecer a ordem cronológica de seus lotes de fabricação, ou seja, expedição dos lotes mais antigos antes dos mais novos.

13.13 - A presença de pessoas estranhas aos almoxarifados deve ser terminantemente proibida nas áreas de estocagem.

14. Estocagem de medicamentos

Para os medicamentos que não podem sofrer variações excessivas de temperatura, além das recomendações do item 13, devem ser observadas as seguintes:

14.1 - O local de estocagem deve manter uma temperatura constante,ao redor de 20ºC ( 2º).

14.2 - As medições de temperatura devem ser efetuadas de maneira constante e seguras, com registros escritos.

14.3 - Deverão existir sistemas de alerta que possibilite detectar defeitos no equipamento de ar condicionado para pronta reparação.

15. Estocagem de medicamentos imunobiológicos (Vacinas e Soros)

Esses produtos, para manterem suas efetividades de uso, requerem condições ótimas de estocagem, especialmente no que se refere a temperatura. Assim, sem prejuízo das recomendações do item 13, mais as seguintes, devem ser observadas.

15.1 - O manuseio de medicamentos imunobiológicos deve ter prioridade em relação aos demais, bem como sua liberação para entrega.

15.2 - Deve ser evitada, ao máximo, a exposição desses produtos a qualquer tipo de luz.

15.3 - As áreas de estocagem devem ser em equipamento frigorífico, constituído de refrigeradores, “freezers” e câmaras frias.

15.3.1 - Refrigerador é o equipamento que permite temperaturas entre 4ºC e 8ºC.15.3.2 - “Freezer” é o equipamento que permite temperaturas não superiores a -10ºC.

15.3.3 - Câmara fria é o equipamento que permite temperaturas entre 8ºC e 15ºC.

15.3.4 - Os equipamentos frigoríficos devem ser controlados diariamente por:

15.3.4.1 - Termógrafos, nas câmaras frias.

15.3.4.2 - Termômetros de máxima e mínima em refrigeradores e “freezers”.

15.4 - As medições de temperatura efetuadas devem ser registradas diariamente pelo responsável pelo almoxarifado e, qualquer anormalidade, corrigida no mais breve espaço de tempo.

15.5 - A distribuição dos produtos dentro dos equipamentos frigoríficos deve permitir a livre circulação do ar frio entre as diversas embalagens contidas nos mesmos.

15.5.1 - No caso das câmaras frias é aconselhável a existência de ante-câmaras para evitar a perda desnecessária de frio, quando da abertura das portas dessas câmaras.

15.6 - As entradas e retiradas de produtos de qualquer equipamento frigorífico devem ser programadas antecipadamente, visando diminuir, ao máximo, as variações internas de temperatura.

15.7 - Os equipamentos frigoríficos devem estar permanentemente em funcionamento, ligados a rede elétrica local e sempre que possível, possuindo uma rede alternativa de energia (gerador) para atender eventuais faltas de energia no sistema.

15.8 - Cada equipamento do sistema frigorífico deve ter ligação exclusiva para evitar sobrecarga de energia elétrica e facilitar seu controle de uso.

15.9 - Tanto os refrigeradores como os “freezers”, devem ser aproveitados também para a produção de gelo, a ser utilizado na remessa dos produtos e para segurança do próprio equipamento e dos produtos que ele contém, numa eventual falha do seu sistema interno de resfriamento.

15.10 - Todo o pessoal do almoxarifado, especialmente os ligados a estocagem de medicamentos imunobiológicos, deve estar familiarizado com as técnicas de estocagem desses produtos, para poder atender qualquer situação de emergência, conseqüente a um eventual corte de energia elétrica ou defeito no sistema de refrigeração.

15.11 - Todos os equipamentos, geladeiras, “freezers” e câmaras frias, devem possuir um sistema de alarme confiável, que indique prontamente qualquer tipo de anormalidade em seu funcionamento.

16. Estocagem de medicamentos de uso controlado

Dada às características desses medicamentos, sua área de estocagem deve ser considerada de segurança máxima.

16.1 - Independentemente das recomendações contidas nos itens 13, 14 e 15, onde elas couberem, esses medicamentos precisam estar em área isolada das demais, somente podendo ter acesso a ela o pessoal autorizado pelo farmacêutico responsável do almoxarifado.

16.2 - Os registros de entrada e de saída desses medicamentos, devem ser feitos de acordo com a legislação sanitária específica, sem prejuízo daquelas que foram determinadas pela própria administração do almoxarifado.

17. Distribuição

17.1 - Deve existir um sistema de distribuição que permita a fácil identificação do seu destino. Para tanto, os registros de distribuição devem conter a identificação do produto, seu número de lote, nome e endereço do destinatário, data e quantidade enviada e o número da nota fiscal, ou do documento de despacho.

http://farmaciabrasileira.blogspot.com/2009/06/prc-wilken-memorial-de-titulos-e.html


According to Valery, Pedro Paulo Trigo (Org) Manual of Good Practice for the storage of medicines. - Brasilia: Central Drug Administration, 1989 stockpiling of drugs should include the following: General Considerations Store and manage a warehouse of drugs is not as stock food - despite the importance of both activities to human health. The spoiled food, in most cases, is easily identifiable. If the drugs reality is different: if they have changed their normal state, become inactive or harmful to health and, worse still, are difficult reconhecimento.Somente this example already serves to illustrate the responsibility that represents the handling of medicines, which can mean the difference between health and disease and, in extreme cases, between life and death. Even a brief incorrect treatment can make them ineffective, which reflects the importance of the work of all persons involved in handling them.
Definitions:
Packaging - housing, container or any form of packaging, removable or not to cover, pack, bottle, protect or maintain the products specifically or not.
Storage - Conservation rational and safe medication.
Quality Inspection - Set of measures to ensure, at any time during the process of receiving, warehousing and distribution, the original characteristics of the product.
Medicine - is any substance or combination of substances used to modify or explore physiological systems or pathological state, for the benefit of the receiver.
Match or plot - Amount of a drug or product that is produced in a manufacturing cycle, whose main characteristic is its homogeneity.
Lot number - Name printed on the label and packaging of drugs, identifying the match, series or plot to which they belong, where the need for, locate and review all manufacturing and inspection operations carried out during production.
Quarantine - The time during which the drugs are retained with prohibition of their employment.
Label - printed or lithographed Identification and sayings painted or burned with fire, pressure, or transfer it, applied directly on container, containers, packs, wraps or other protective packaging.
Standards of Practice for Storage of Medicines
1. Qualification and responsibility of staff
1.1 - Personnel involved in the storage of medicines, both in his handling, as in their control, should have knowledge and experience to the job for which it proposes.
1.2 - The head of the warehouse must be exercised by a pharmacist, to be required before the specific legislation that responsibility for the safekeeping of medicines.
1.3 - The responsible pharmacist must receive from his superiors all the support necessary for efficient work, as required under the rules of good storage of medicines. Such support will translate the authority and the appropriate means everyone should have in the sphere of its activities, to exercise their duties responsibly and effectively, getting the materials and personnel.
2. Buildings and Facilities
2.1 - Any building for storage of drugs, must have an area, construction and location to facilitate maintenance, cleaning and operation, with enough space for rational drug storage. The entire area allocated for storage should be designed only for that purpose, and provide conditions for flexibility to accommodate possible future changes.
2.2 - should therefore be considered as necessary, the following areas:
2.2.1 - reception;
2.2.2 - quarantine;
2.2.3 - dispatch;
2.2.4 - storage;
2.2.4.1 - General
2.2.4.2 - drugs thermolabile
2.2.4.3 - controlled drugs
2.2.4.4 - immunobiological
2.2.5 - Administration
2.2.5.1 - Receive
2.2.5.2 - Distribution
2.2.5.3 - General
2.2.6 - toilets
2.2.6.1 - for employees in the storage
2.2.6.2 - for clerks
2.3 - The interiors of the warehouses must provide a smooth surface without cracks and without shedding of dust, making cleaning easy and not allowing the entry of rodents, birds, insects or other animals.
2.4 - lighting, ventilation and humidity should be controlled to avoid adverse effects on the drugs stocked.
2.5 - The area around the warehouses should be urban, to prevent dust formation, to allow easy access and maneuvering of trucks.
2.6 - To determine the suitability of the areas should be taken into account the following conditions:
2.6.1 - Compatibility of storage and handling operations to be conducted in various locations.
2.6.2 - Enough space for the rational flow of personnel and materials in order to minimize the risk of:
2.6.2.1 - a combination of different drugs
2.6.2.2 - mixing of different batches of the same drug.
3. Garbage
3.1 - The garbage collected from the warehouse premises and its vicinity, should be disposed of through safe and sanitary systems.
4. Sinks and toilets
4.1 - There shall be lavatories and toilets in perfect hygienic conditions and separated for use by administrative staff and staff in the storage room.
5. Hygiene
5.1 - All areas surrounding or adjacent to the warehouse, and inside, must be kept clean with no buildup or dust.
6. Food
6.1 - Meals should be prepared and eaten only in places specifically designated for such outside storage areas and office.
7. Uniforms
7.1 - In working areas, employees must wear uniforms that match with the type of work to perform.
8. Personal hygiene
8.1 - There should be toilets and showers in sufficient numbers for use by employees of the storage area, located near the workplace.
9. Clean sites
9.1 - The places of work and storage areas must be kept clean and free from dust and contamination.
9.2 - The trash must be deposited in special containers with lid and must be emptied and cleaned out the storage areas.
10. Equipment
10.1 - All equipment used when handling medicines must be suitable for use as intended.
11. Security
11.1 - Appropriate measures should be taken to the security of warehouses, both for drugs and for the people who work there.
11.2 - Strict measures should be practiced for the prevention and firefighting.
11.2.1 - It is essential to install adequate fire fighting equipment.
11.2.2 - Personnel should undergo periodic training in fire fighting.
11.2.3 - It is advised that there is a CIPA (Internal Commission for Accident Prevention) permanent.
12. Receipt of medicines
There shall be written instructions, describing in detail the receipt, identification and handling of medicines. They must properly indicate the methods of storage and set the bureaucratic procedures for the other areas of the organization.
12.1 - Upon receipt, each entry must be examined as to their documents and physically inspected to verify their condition, labeling, type and quantity.
12.2 - If they are receiving a product with more than one manufacturing lot, it must be subdivided into as many batches as necessary and stored that way.
12.3 - The lots that are sampled or judged suitable for analysis must be kept in quarantine until the decision of Quality Control.
13. Storage. General considerations
13.1 - Any area used for storage of medicines must be able to safeguard its condition.
13.2 - No medication can be stored before it is officially received and not released for sale without permission, also official.
13.3 - Inventories should be inventoried periodically and any discrepancies duly informed.
13.4 - Inventories should be inspected frequently to check up any noticeable degradation, especially if the drugs are still under guarantee of their validity periods.
13.5 - Drugs with a validity period expired, must be downloaded from stock and destroyed, with the record justified in writing by the pharmacist in charge, according to the provisions of law.
13.6 - The storage, either on shelves, cupboards, shelves or pallets must allow easy viewing for the perfect identification of drugs, as the name of the product, its lot number and its expiration date.
13.7 - The storage should never be performed directly in direct contact with the ground and not in place that receives direct sunlight.
13.8 - Areas for storage should be free of dust, garbage, rodents, birds, insects and all animals.
13.9 - To facilitate cleaning and movement of people, medicines must be stored at a minimum distance of 1 (one) meter from the walls.
13.10 - The movement of people, vehicles and stairs built in storage areas must be careful to avoid damage and impairment and / or loss of drugs.
13.11 - partially used packages must be closed again to prevent losses and / or contamination, indicating the possible amount missing on the outside of the package.
13:12 - The release of drugs for delivery should follow the chronological order of their production batches, ie, dispatch the lots before the oldest of the youngest.
13.13 - The presence of strangers to warehouses must be strictly prohibited in storage areas.
14. Storage of thermolabile medicines
For drugs that can not suffer extremes of temperature, in addition to the recommendations in item 13 should be observed the following:
14.1 - The storage site shall maintain a constant temperature around 20 degrees C (2nd).
14.2 - The temperature measurements must be made consistently and secure, with written records.
14.3 - There should be warning systems that allows to detect defects in air conditioning equipment for immediate repair.
15. Stocking of immunobiological drugs (vaccines and sera)
These products, to maintain their effectiveness in use, require optimum conditions of storage, especially as regards the temperature. Thus, notwithstanding the recommendations of item 13, plus the following should be observed.
15.1 - Handling of immunobiological drugs should take precedence over the other, as well as its release for delivery.
15.2 - should be avoided as much as possible the exposure of these products to any type of light.
15.3 - Storage areas should be in refrigerating equipment, consisting of refrigerators, freezers and cold rooms.
15.3.1 - Refrigerator is the equipment that allows temperatures between 4 º C and 8 C.15.3.2 - "Freezer" is equipment that allows temperature of -10 º C.
15.3.3 - Cold Storage is the equipment that allows temperatures between 8 º C and 15 º C.
15.3.4 - The refrigeration equipment must be checked daily for:
15.3.4.1 - Thermography, in the cold.
15.3.4.2 - maximum and minimum thermometers in refrigerators and freezers.
15.4 - Temperature measurements made should be recorded daily by the data warehouse, and any abnormalities corrected in the shortest time.
15.5 - Distribution of the products within the refrigeration equipment should allow the free circulation of cold air between the various packages contained therein.
15.5.1 - In case of cold storage is desirable to have ante-chambers to avoid unnecessary loss of cold at the opening of the doors of these chambers.
15.6 - entries and withdrawals of products from any refrigeration equipment must be scheduled in advance in order to decrease the maximum of the internal variations in temperature.
15.7 - The refrigeration equipment shall be permanently in operation, connected to local grid and whenever possible, having a network of alternative energy (generator) to meet any shortage of energy in the system.
15.8 - Each equipment of the refrigeration system should be linked solely to avoid overloading the power and ease of use control.
15.9 - much like refrigerators freezers, should be used also for production of ice to be used in the delivery of products and for the safety of the equipment and products it contains, in a possible failure of its internal system cooling .
15.10 - All staff of the warehouse, particularly those related to storage of immunobiological drugs, should be familiar with techniques for storage of those products to meet any emergency situation, resulting in a possible power cut or fault in the cooling system .
15.11 - All equipment, refrigerators, freezers and cold rooms, must have a reliable alarm system, which readily indicate any abnormality in their functioning.
16. Storage of controlled drugs
Given the characteristics of these products, their storage area should be considered maximum security.
16.1 - Regardless of the recommendations contained in items 13, 14 and 15, where they fit, these medications need to be isolated from others in the area and may only have access to her personnel authorized by the pharmacist in charge of the warehouse.
16.2 - The input and output of these drugs should be made according to the specific health legislation, without prejudice to those which were determined by the administration itself almoxarifado.1
7. Distribution
17.1 - There should be a distribution system that permits easy identification of your destination. For this, the distribution records shall include the name of the product, its lot number, name and address of the recipient, date and quantity shipped and invoice number, order or document.
http://farmaciabrasileira.blogspot.com/2009/06/prc-wilken-memorial-de-titulos-e.html