É o momento de introduzir a rastreabilidade de instrumentais?

Os centros cirúrgicos provavelmente envolvem tanto dinheiro no seu armazenamento de materiais quanto em suprimento cirúrgicos, de US$ 1 milhão a US$ 5 milhões. Ainda, a automação para rastreabilidade de instrumentais é muito menos comum que a tecnologia de gerenciamento de outros materiais.

A necessidade de manter o rastreabilidade do capital gasto com instrumentos é “similar a manter a rastreabilidade do capital gasto com suprimentos”, disse Jean Sargent, CRCST, CMRP, FAHRMM, que implementou o sistema de rastreabilidade de instrumentais no Centro Médico UCLA.

Gerentes que utilizam sistemas de rastreabilidade dizem que eles ajudam a melhorar a utilização dos instrumentos e do trabalho do centro cirúrgico . Porém, os sistemas levam tempo para serem implementados, e pode ser difícil demonstrar o retorno do investimento, particularmente em centro cirúrgicos de pequeno e médio porte. Para ser possível tomar uma boa decisão, gerentes precisam estar conscientes sobre o que esperar de um sistema.

Benefícios do SISTEMA DE RASTREABILIDADE

Tipicamente, em um sistema de rastreabilidade de instrumentais, os kits de instrumentais possuem códigos de barras. Sendo assim, os técnicos podem acompanhar os kits conforme eles se movimentam através do ciclo de processamento e ao retornar para o centro cirúrgico. Segue alguns benefícios que um sistema de rastreabilidade pode fornecer.

Rastreamento Rápido Quando as bandejas são rastreadas, qualquer bandeja pode ser encontrada rapidamente, poupando desgastes e buscas que demandam muito tempo.

“Se nós não encontrarmos uma bandeja na prateleira, nós podemos procurar no sistema e encontrá-la,” disse Aaron O‟Neill, gerente de negócios de centro cirúrgico na universidade de Washington, Seattle, com 21 salas de operação que utilizam sistemas de gerenciamento de instrumentais há 6 anos.

Numa emergência, encontrar bandejas rapidamente pode interferir com a segurança do paciente, particularmente se o centro cirúrgico possui somente 1 ou 2 bandejas de um tipo específico, acrescenta Sargent, que é, atualmente, o diretor de gerenciamento de materiais do Centro Médico da Universidade de Kentucky, Lexington.

Reduzindo perda de instrumentos danificados O membro da equipe pode manter a rastreabilidade de instrumentais essenciais de uma bandeja específica.

“Você pode configurar o sistema de forma que quando você efetua a leitura de um kit no setor de descontaminação, você recebe uma mensagem de sistema que diz, „Procure pelo instrumento X,‟” Sargent descreve. Se o instrumental estiver faltando, o membro da equipe pode, informar, o centro cirúrgico para recuperar o item antes que o lixo e a roupa sejam descartados.

Kits também podem ser sinalizados para manutenção. “Nós podemos determinar quando enviar um kit para manutenção, ao invés de apenas dizer, „Oh, eles já foram utilizados por um número de vezes suficiente,‟ ou esperar que um médico reclame,” disse Suzan Nielsen, RN, MAS, CNOR, diretora da Central de Processsamento do Hospital William Beaumont, Royal Oak, Michigan. Nielsen disse que o sistema foi implementado para o gerenciamento de uma infinidade de kits necessários para servir o grande volume de Beaumont de mais de 55.000 casos por ano predominantemente ortopédicos.

A UCLA incluiu endoscópios no seu sistema de rastreabilidade, permitindo aos gerentes determinar quais lentes haviam sido danificadas com mais freqüência e como havia ocorrido.Assim eles conseguiram orientar os membros da equipe, evitando outros danos.

Atualização mais fácil dos impressos de registro de gastos Em um sistema automatizado, os conteúdos dos kits podem ser atualizados facilmente, permitindo ao sistema produzir somatória de dados apurados. O que significa: uma montagem de bandeja mais detalhada e um melhor trabalho na sala de cirurgia.

Produzindo relatórios Sistemas de rastreabilidade podem produzir uma variedade de relatórios que auxiliam no gerenciamento dos instrumentais.

“Você pode gerar relatórios relacionados à utilização da bandeja,” disse O‟Neill. “Se você tiver bandejas não utilizadas ou duplicadas, os relatórios as mostrarão.” Tais bandejas podem então ser substituidas e os instrumentos distribuídos entre as bandejas que são utilizadas mais frequentemente. Nielsen utiliza relatórios para monitorar a produtividade individual e da unidade, a utilização de kits e as taxas de erros dos kits, entre outros.

Evitando conflitos de reagendamento Crescentemente, os gerentes querem um sistema de rastreabilidade para interfacear com o sistema de informações do centro cirúrgico. Então, o gerente poderá descobrir, por exemplo, com qual freqüência os procedimentos cirúrgicos tiveram que ser reagendados devido ao fato de os instrumentais não serem suficientes. O sistema também poderia sinalizar conflitos. Informe que a CME possui 5 kits grandes . Quando o sexto procedimento for agendado, uma mensagem de alerta aparecerá para dizer que não há instrumentos suficientes.

Antecipando requisitos regulamentares Sargent disse que espera regulamentadores no futuro para exigir que bandejas de instrumentos sejam rastreadas para pacientes individuais. A associação para avanço da instrumentação médica (AAMI) atualmente recomenda, “Idealmente, todo dispositivo médico processado, especialmente implantes, deverá ser completamente rastreáveis ao paciente.”

Se o implante é esterilizado de forma rápida(ciclo flash) – uma prática que a AAMI não recomenda – a carga deverá ser completamente rastreável ao paciente ( Comprehensive Guide to Steam Sterilization, ST79, 2006, 10.3.1, p. 79). No momento, a maioria das CMEs mantém os registros manualmente.

O sistema pode apresentar um módulo que permite ao membro da equipe rastrear a informação das cargas com indicadores biológicos (IBs) para dentro do computador.

Ao invés de revisar um relatório escrito à mão, ou pilhas de impressões das máquinas de esterilização, “tudo o que você tem a fazer é imprimir um relatório”, disse Nielsen. “Que apresenta todos os IBs quando você os fez, e quais foram os resultados. Esta é uma das razões que leva a equipe a gostar do relatório – pois reduziu uma porção de registros manuais que eles tinham que realizar.

Monitorando a produtividade do funcionário Um outro recurso do sistema é monitorar a produtividade dos funcionários, uma característica que requer sensibilidade no gerenciamento e tempo para implementar.

“ Eu previno as pessoas sobre isso”, disse Nielsen. “Meus funcionários estavam a par de que havia um módulo de produtividade, e eles estavam nervosos com relação a nós o utilizarmos. “Você deve entender que isto é uma ferramenta,” ela acrescenta. “Você não pode utilizá-la como a única medida de performance dos funcionários.” A meta da produtividade é 70%, o que ela e sua equipe imaginou ser realizável. Se um funcionário está severamente sob as regras, um supervisor pode revisar os controles individuais para verificar quais são os resultados. O sistema fornece uma documentação em caso de haver uma necessidade relacionada a disciplina ou demanda de mais funcionário para a função.

A medida da produtividade também é útil durante a orientação para ver o quanto um funcionário esta progredindo, quais kits a pessoa processou e com quais o funcionário ainda precisa adquirir experiência.

Implementação A curva de implementação para um sistema de rastreabilidade pode variar de alguns meses a 1 ano ou mais, dependendo do tamanho dos recursos e do número de funções selecionadas.

O fator mais importante é como completar e detalhar o banco de dados dos instrumentais do hospital.

“Se você tiver boas informações, sua implementação será mais rápida,” Sargent disse. A implementação de um sistema pode demorar cerca de 1 ano. Um aspecto do consumo de tempo foi desenvolver os padrões de trabalho para o sistema de produtividade. Definir os padrões de trabalho para cada configuração é fundamental.O sistema deve saber qual é o tempo médio para processar cada tipo de kit. Isto exigiu que cada funcionário processasse e fizesse a leitura de cada kit por várias vezes.

“Esta parte foi entediante,” disse Nielsen. “Nós tínhamos que ter certeza que as pessoas faziam aquilo. Nós sempre dizíamos, „vai melhorar‟”.

As dicas de Nielsen para o sucesso é envolver os funcionários da CME no processo antes que o sistema de rastreabilidade seja introduzido.

“Nós pedimos para que escrevessem sobre quais as atividades nós deveríamos rastrear, onde deveríamos colocar as estações de trabalho, e por ai vai,” ela disse.

“Nós tentamos incluí-los tanto quanto pudemos para que quando o sistema estivesse pronto, eles estivessem preparados para ele e já tivessem realizado algum rastreamento.”

Justificando custos Apesar dos sistemas de rastreabilidade proporcionarem benefícios, o Gerente provavelmente solicitará que você se comprometa com as economias para destacar os investimentos, disse Michael Fristina, PhD, diretor administrativo no Sistemas de Tratamento de Saúde em Toumey, Sumter, Carolina do Sul. Ele disse que avaliou os sistemas há alguns anos, porém não foi possível justificar os custos, que foram em torno de U$$ 150.000. Toumey tem um volume de 8.500 a 9.000 cirurgias por ano.

O problema é que a maioria dos centros cirúrgicos e CMEs não tem uma boa base de dados sobre os custos dos problemas com instrumentais, Fristina declara. Quanto tempo do centro cirúrgico é gasto, por exemplo, com atrasos causados por instrumentais danificados ou perdidos? Quanto foi gasto em consertos que poderiam ter sido evitados se um sistema de rastreabilidade estivesse disponível para sinalizar os kits com necessidade de manutenção preventiva? Estes custos podem ser difíceis de serem quantificados.

“Nós tentamos decompor os gastos por ano, mas nunca conseguimos atingir um ponto de concordância.” Fristina disse. Por outro lado, ele e sua equipe procuraram formas de atingir os mesmos objetivos e demonstrar a necessidade de utilizar um sistema de rastreabilidade.

“Originalmente, nós pensamos, „Nós saberemos onde estão nossas bandejas‟, e é verdade, mas há mais do que isso,” ela disse. “Por exemplo, você tem dados para tomar decisões relacionadas a compra de instrumentais ou kits. Você não está tomando decisões baseadas em impressões sem fundamentos”.

Ela também estava apta a utilizar as informações do sistema para justificar as necessidades no seu orçamento de equipe de CME e instrumentais, alguns anos atrás, quando a instituição abriu uma nova torre de 16 salas de operação que possui um grande volume ortopédico. A partir do sistema de rastreabilidade, ela sabia quantos kits, em média,os casos ortopédicos utilizavam (até então 9 e agora 14), e ela sabia pelo trabalho padrão, quanto tempo levava para reprocessar um kit.

Apesar de ser difícil, no início, para provar que um sistema de rastreabilidade levará a uma economia de dinheiro, ela acredita que isto será possível. Tradução:Angela Ceola- Tecnóloga em Qualidade, Pós –Graduada pelo FIOCRUZ. Fonte: Gerenciamento de Centro Cirúrgico – Volume 23 – nº 8 http://www.nascecme.com.br/artigos/Traducao%20-%20Rastreamento%20de%20Instrumentais.pdf