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sexta-feira, 18 de fevereiro de 2011

Gestão de projetos: urgente ou importante?

por Saúde Business Web 18/02/2011 Uma das situações que me deparo com mais frequência é o excesso de foco em determinados aspectos de um projeto, em detrimento de uma visão global. Isso ocorre naturalmente com as pessoas e organizações pois a demanda do dia-a-dia as força a solucionar problemas prementes. É o conhecido e velho paradigma do “urgente” versus o “importante”. O curioso é que a alta gestão sempre cobra os dois, o que deixa as equipes em geral à beira da loucura. Este fator é muito evidente quanto falamos em processos informatizados e, gostaria de ilustrar com um exemplo, muito recorrente em implantações de HIS (Sistemas de Informações Hospitalares). Começo do dia, toca o celular do gerente de tecnologia do hospital pois o módulo de “recepção” do HIS parou de funcionar e estão tendo que fazer o processo de manualmente. O chamado “Sistema” que outrora havia sido alvo de tanta resistência, agora se revelava vital para o hospital. Imediatamente, este profissional iniciar uma torrente de chamadas para os analistas de sua equipe, para o fornecedor e em menos de quinze minutos, coloca-se uma versão “back-up” em funcionamento, trazendo uma aparente solução para o problema. Só que, a partir deste momento, toda a equipe em conjunto com o fornecedor, sai a caça do problema que acometeu o Sistema Principal. E este processo, acaba por tomar várias horas ou um dia inteiro. Neste ínterim, o Superintendente do Hospital já ligou pelo menos cinco vezes para o gerente de Tecnologia que, garantiu que todos os esforços estão sendo feitos e, o mais importante, o sistema back-up garantiu a continuidade do funcionamento da recepção. Ao final do dia, exausto mas, aliviado, o tal gerente liga para o superintendente com uma boa notícia: o problema foi resolvido e o sistema principal voltou “para o ar”. “Boa notícia, fico contente. E o módulo de B.I. está pronto?”, responde o superintendente, acabando com a fugas alegria do pobre gerente. O que esta estorinha ilustra é como, no final, tudo é importante. Só que quando “tudo é importante”, se relativiza tudo o que significa dizer que “nada é importante”. Por isso, os gestores de todos os níveis precisam estar muito atentos para não serem dragados pelo imediatismo e, ao mesmo tempo, fazer um esforço muito grande de planejamento e estabelecimento de expectativas. Em outras palavras, uma resposta do tipo “não há possibilidade técnica de entregar o que está sendo pedido em um dia, mas entregaremos em cinco” é melhor do um “vamos tentar”. Isso porque a expectativa está estabelecida e assim será cobrada, sem maiores ponderações, afinal foi dito que “seria em um dia”. E o cliente interno é sempre implacável. É sempre melhor uma posição consistente, embasada, da impossibilidade de algo do que dar uma resposta que parece agradar mas, só contribui para que o profissional perca confiabilidade. E isso passa por lembrar o que realmente é importante. E falo em consistência, não uma apologia ao “não”, a priori. Aliás, ao invés de um “não”, se espera uma proposta alternativa, ainda que pareça pior num primeiro momento. Isso ajuda, inclusive, aos gestores em seu planejamento e os mantém com os olhos nas questões estratégicas pois, enquanto a discussão se estabelece em torno das atividades, a visão geral está comprometida. Não há como prestar atenção na parte sem perder o todo. Estratégia, planejamento, divisão de responsabilidades e datas. Esta receita simples, se aplicada, evidencia com mais clareza o que realmente é “importante” e o que é “urgente”, poupando as pessoas e organizações de enormes dores de cabeça. postado por Gustavo de Martini http://www.saudebusinessweb.com.br/blogs/blog.asp?cod=150

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