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| Mantenha suas metas escritas em algum lugar onde possa lê-las, de preferência todos os dias |
“O trabalho é ilimitado, sempre vamos encontrar coisas para fazer. Já nosso tempo é limitado”. Apesar de óbvio, o princípio enunciado por Christian Barbosa, especialista em gestão de tempo e produtividade e autor de “Você, Dona do Seu Tempo” (Editora Gente), entre outros, não parece ser levado muito à risca atualmente, quando todo mundo se queixa de falta de tempo, mas poucos fazem algo para gerenciá-lo melhor.
Em entrevista, Christian respondeu cinco perguntas sobre como administrar melhor seu tempo. E, a partir da entrevista e do novo livro dele, “60 Estratégias Práticas para Ganhar Mais Tempo” (Editora Sextante), listamos 25 dicas para fazer as horas do seu dia renderem.
1. Aceite que nem tudo pode ser feito. É preciso entender que o tempo é limitado.
2. Ao iniciar uma tarefa no computador, feche as janelas das redes sociais.
3. Planeje seu dia com antecedência mínima de três dias. Pode parecer estranho no começo, mas é preciso perseverar até ver os resultados e se tornar um hábito.
4. Coloque você mesmo na agenda. Crie compromissos e tarefas relacionadas a papéis e relacionamentos importantes da sua vida.
5. Priorize as tarefas do seu dia de trabalho. Nada de sair fazendo o que aparece primeiro.
6. Todos os dias, faça uma lista de prioridades do que realmente deve ser feito. Tarefas opcionais devem ir para outro dia.
7. Não deixe as coisas importantes se tornarem urgentes. Planeje e execute sem deixar as tarefas entrarem no âmbito da urgência.
8. Anote prioridades e afazeres em uma ferramenta. Pode ser uma agenda, smartphone ou um programa como o Outlook. Descubra qual funciona melhor para você.
9. Faça pausas entre as atividades. Procure descobrir o seu máximo período de atenção e programe pequenos intervalos entre um período e outro.
10. Diminua o número de vezes que você checa o Emil, especialmente nos dias em que a sua agenda estiver cheia.
11. Limite seu horário de trabalho. Assuma o compromisso de ser produtivo e eficaz nas horas de trabalho normais, para isso seja focado e organizado.
12. Faça uma coisa por vez. Apesar das pesquisas sobre capacidades humanas multitarefas, ainda é comprovado que focar a atenção em apenas um trabalho torna tudo mais rápido.
13. Não se deixe interromper. Quando estiver trabalhando em uma tarefa e novas demandas aparecerem, anote-as e volte a elas depois de acabar o que está fazendo.
14. Mantenha suas metas escritas em algum lugar onde possa lê-las, de preferência todos os dias.
15. Anote as tarefas recebidas. Aceitar atividades de ouvido e se esquecer de anotá-las é um erro comum que impacta na falta de tempo.
16. Escreva sua missão de vida. Quem tem um propósito na vida caminha com passos mais firmes, decididos e não perde tempo.
17. Ache um hobby. Encontrar algo que gostamos muito de fazer nos dá mais disposição e energia para enfrentar o dia-a-dia.
18. Crie ações concretas para atingir suas metas e coloque-as em sua agenda.
19. Nunca lote todas as suas horas de trabalho apenas com prioridades, ou você vai adiar e se frustrar.
20. Escreva suas principais metas. Estabeleça objetivos claros tanto pessoais quanto profissionais. Isso ajuda a ter atividades mais pertinentes e ações mais focadas.
21. Tenha apenas uma agenda. Nada de dividir pessoal e profissional: você é um só para atender aos compromissos, portanto unifique as áreas.
22. Planeje metas com a família. Em um encontro especial, explique a proposta à sua família e tenha como objetivo sair com um - apenas um - objetivo bem definido.
23. Equilibre seus quatro ‘corpos’. Segundo algumas filosofias, temos o corpo físico, o mental, o emocional e o espiritual.
24. Faça atividades que trarão saúde e bem-estar. Dedique tempo para exercícios físicos, estar com pessoas amadas, estudar, rezar, meditar.
25. Aprenda a dizer ‘não’. As demandas são infinitas, mas seu tempo não. Por isso, é importante aprender a recusar alguns convites.
16. Escreva sua missão de vida. Quem tem um propósito na vida caminha com passos mais firmes, decididos e não perde tempo.
17. Ache um hobby. Encontrar algo que gostamos muito de fazer nos dá mais disposição e energia para enfrentar o dia-a-dia.
18. Crie ações concretas para atingir suas metas e coloque-as em sua agenda.
19. Nunca lote todas as suas horas de trabalho apenas com prioridades, ou você vai adiar e se frustrar.
20. Escreva suas principais metas. Estabeleça objetivos claros tanto pessoais quanto profissionais. Isso ajuda a ter atividades mais pertinentes e ações mais focadas.
21. Tenha apenas uma agenda. Nada de dividir pessoal e profissional: você é um só para atender aos compromissos, portanto unifique as áreas.
22. Planeje metas com a família. Em um encontro especial, explique a proposta à sua família e tenha como objetivo sair com um - apenas um - objetivo bem definido.
23. Equilibre seus quatro ‘corpos’. Segundo algumas filosofias, temos o corpo físico, o mental, o emocional e o espiritual.
24. Faça atividades que trarão saúde e bem-estar. Dedique tempo para exercícios físicos, estar com pessoas amadas, estudar, rezar, meditar.
25. Aprenda a dizer ‘não’. As demandas são infinitas, mas seu tempo não. Por isso, é importante aprender a recusar alguns convites.
iG: Quem são os grandes vilões da falta de tempo hoje em dia?
Christian Barbosa: Há alguns fatores comuns, como procrastinação, excesso de prioridades, falta de planejamento, desorganização, má utilização do e-mail e das redes sociais, má condução de reuniões, falta de objetivos claros, interrupções constantes e tentar fazer várias coisas ao mesmo tempo, enfim, são muitos. Tudo isso na verdade é reflexo da incapacidade de gerenciar bem o seu tempo.
iG: Qual a chave para sair deste ciclo de falta de tempo?
Christian Barbosa: É importante escolher e aplicar um método de gestão do tempo que seja eficaz. É difícil dizer qual destes fatores é o que mais atrapalha, porque cada pessoa tem características diferentes. Alguns são mais focados, porém não conseguem se organizar. Outros não conseguem dizer ‘não’ às circunstâncias, enquanto outros se planejam, mas não de forma correta. É importante entender que um fator acaba levando ao outro e, por isso, se faz necessário melhorar o método de gestão de suas atividades.
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| Anote as tarefas recebidas. Aceitar atividades de ouvido e se esquecer de anotá-las é um erro comum que impacta na falta de tempo |
iG: As queixas de falta de tempo sempre existiram? Ou seriam uma exclusividade do mundo moderno?
Christian Barbosa: Nosso trabalho é ilimitado. Sempre vamos achar coisas para fazer, nunca acaba. Agora, o tempo é limitado. Isso significa que se você não colocar um limite para sua vida profissional, a vida pessoal não vai existir. Todos precisam enxergar que tudo pode ser negociado ou priorizado para outro momento e, quando não tiver jeito, isso deve ser tratado como uma exceção e nunca como uma regra.
iG: O que fazer no dia a dia para se tornar dono do próprio tempo?
Christian Barbosa: Todo dia deve ter uma lista de prioridades do que realmente deve ser feito. Se algo for opcional ou não deve ser feito, ele deve ir para outro dia. Essas prioridades não podem nunca lotar todas as suas horas de trabalho, ou você vai adiar e se frustrar.
Comece com a primeira prioridade da lista. Enquanto estiver executando essa prioridade, deixe o e-mail fechado, o navegador fechado, ou seja, foco no que está fazendo. Terminou? Aí sim, vai passear no e-mail, navegar na internet etc. Se surgiu algo novo nessa passeada, transforme em prioridade e coloque na lista. É simples, mas não é fácil. Isso é treino, disciplina. É você aprender a controlar não o tempo, mas seus dedos, sua ansiedade, sua atenção. É gerenciando você mesmo que é possível se tornar o senhor do seu tempo, e não escravo dele.
iG: Por onde começar? Quer dizer, qual é a ponta do novelo para desembaraçar essa meada?
Christian Barbosa: Tempo é uma ciência, aplicando uma metodologia você terá resultados mais cedo ou mais tarde. O problema é que muita gente desiste e não consegue ter os resultados. Não deixe a gestão do recurso humano da pessoa mais importante da sua vida ficar em segundo plano. Coloque você mesmo na agenda, limite seu horário de trabalho, escreva sua missão de vida. Também vale encontrar um hobby e procurar um equilíbrio entre todas as áreas.
Delas
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