Conferência Cega

Hoje vou falar sobre um assunto relativamente novo para os hospitais que é a conferência cega. Uma das causas das divergências encontradas nos estoques entre a quantidade real (estoque físico) X quantidade virtual (estoque no sistema) é a conferência errada de produtos. Esta conferência errada pode ter origem em algumas causas: 1. Falta de protocolos no setor de recebimentos; 2. Nº de colaboradores insuficientes no recebimento*; 3. Colaboradores sem treinamento; 4. Colaboradores desmotivados fazendo “vista grossa” aos erros; 5. Conferência errada (proposital); 6. Quantidade de itens que vem dentro da embalagem estar diferente da relatada pelo fabricante (por motivo de quebras, extravios ou faltas devido a falhas do maquinário). *muitas vezes um fluxo bem definido associado a um protocolo bem elaborado elimina a contratação de novos colaboradores. Mas afinal de contas o que é essa conferência cega? A conferência cega pode ser realizada tanto nas operações de recebimento e expedição e visam o aumento da segurança da operação. Neste método o responsável pela conferência tem somente a informação do produto a ser conferido (sem saber as quantidades que estão sendo recebidas ou expedidas). Quem recebe a Nota Fiscal digita no sistema o nº da ordem de compra e irá emitir uma folha com o nome da empresa, nº da NF e os itens constantes com dois campos, sendo um para registrar a quantidade recebida e outro para o registro do lote/validade (para quem tem sistema de rastreabilidade). Esta folha é entregue para o conferente. Como a quantidade está sem valores (ocultada) dá-se o nome de conferência cega. O conferente terá que abrir e conferir todas as embalagens e registrar as informações das quantidades recebidas ou expedidas e o outro colaborador compara com as informações da NF. Deste cruzamento de informações é obtida a crítica da contagem com o recebido. Com este processo podemos detectar os erros imediatamente no momento do recebimento e fazer a reclamação ao fornecedor em tempo hábil, e não apenas quando houver necessidade de dispensar o item onde verificarmos que a embalagem está incompleta (o que pode durar até meses dependendo do produto). Com a conferência cega conseguimos reduzir em muito os erros de estoque. Outras causas de estoques divergentes também podem ter origem em: 1. Processos errados; 2. Furtos ou desvios; 3. Perdas por quebras ou validade não registradas; 4. Registros errados de entrada e saída de produtos; 5. Nota Fiscal digitada com valores incorretos; 6. Inventários errados. Mauro Munhoz - mauromunhoz@ig.com.br