Ao contrário do que muitos pensam, a filosofia do “lean management” ou “lean thinking”, entenda-se “produção enxuta”, não é de aplicação exclusiva para os setores de produção e podem ser perfeitamente aplicados às operações do seu armazém e/ou almoxarifado como forma de reduzir os custos e melhorar o desempenho operacional, o que, por princípio, deve ser uma busca constante. Assim, visando o comprometimento (e não somente o “envolvimento”) de todos na busca constante da melhoria dos processos, dentro dos pricípios da produção enxuta, deixo algumas sugestões para reflexão: 1 – Reconheça o trabalho “bem feito”: Reconhecimento e trabalho em equipe são elementos críticos para o bom desempenho dentro da Logística (aliás, dentro de qualquer área de atuação). Reconhecimento que não necessariamente deve ser traduzido com troféus ou bonus (vide o “empregado do mês” de sua antiga rede de lanchonetes favorita). Pode parecer “clichê”, mas empresas que tem um programa de reconhecimento usualmente apresentam performances diferenciadas; 2 – Faça do trabalho em equipe uma regra na avaliação dos processos: Frequentemente reavalie seus processos, através do mapeamento de valores ou outra solução de Análise de Profundidade de Processos, com o envolvimento direto de todos os níveis da organização, desde o mais simples funcionário (incluindo eventuais “terceiros). Esteja segura de 2 coisas: eles tem muito a contribuir e ficará muito mais fácil implementar mudanças, pois todos se sentirão “pais” da idéias. O fluxograma de processos com mapeamento de valores é uma ferramenta que permite a visão global dos processos, facilitando a percepção dos potenciais de melhoria e de riscos; 3 - Estabeleça a cultura do “kaizen” - melhoria constante: Incentive o pessoal a rever constantemente os processos através de grupos de trabalho atuando sobre temas específicos, fazendo com que o time mantenha o espírito de equipe e de comprometimento de todos. Esse espírito facilita muito a necessidade de flexibilidade, cada vez mais exigida pelos clientes da Logística em função do dinamismo do mercado. Não esqueça também de envolver fornecedores, terceiros e até, por que não, clientes! 4 – Implante um sistema de gestão visual dos indicadores: Não gerencie sua performance pelo “nivel de ruído”, pois ele é o sinal de que algo ruim já aconteceu! Defina quais são os indicadores de desempenho que melhor retratam a sua performance e estabeleça um sistema que permita a fácil visualização e acompanhamento do seu comportamento. Isso é fundamental para a boa gestão das operações. Comunicação visual! Você vai a um estádio de futebol e, “real time”, você acompanha o placar e o tempo de jogo. A diferença é que no armazém você pode fazer muito mais do que vaiar, aplaudir ou roer as unhas; 5 – Estabeleça um sistema de gestão da Qualidade: Sistemas de gestão da qualidade baseado em indicadores permite o monitoramento dos processos. “Ok”! Mas vá além. Use ferramentas da qualidade para a melhoria dos processos. Por exemplo: se uma empilhadeira arranca ou danifica uma lâmpada no teto, não se limite a perguntar por que isso aconteceu, mas por que a empilhadeira consegue ir tão alto, ou por que a lâmpada estava exatamente naquela posição de risco e assim por diante. “Ir a fundo”, identificando a “causa raiz”, permite ao time rever o processo e evitar e recorrência; 6 – Use a lógica dos 5 “Ss”: Armazém significa necessidade de espaço. Tendo “cada coisa em seu lugar” permite uma visão espacial mais precisa, potencializando o uso produtivo dos espaços; 7 - Nivele a carga de trabalho: Busque constantemente a adequação dos recursos às necessidades de operações. Desenvolva um programa de “rotação de atividades” – “job rotation” - de modo a garantir a máxima qualificação do pessoal à todas as tarefas existentes. Afinal a sazonalidade, seja diária, semanal, mensal ou anual, é quase uma constante em qualquer segmento e manter um time “polivalente’ facilita muito o ajuste de pessoal com “picos e vales” das necessidades operacionais; 8 – Busque a padronização das tarefas: Desenvolva e formalize manuais de procedimentos e descrições de funções para cada processo, deixando-os “à mão” para consultas e avaliações dos envolvidos nos processos. Com tais ferramentas, novos funcionários tendem à reduzir o tempo da chamada “curva de experiência” o facilita a gestão das perfrormances; 9 – Adote a estratégia do “Just in Time” – “JIT”: Usar a lógica da “coisa certa no lugar certo e na hora certa” conduz a eliminação de esperas, estocagens e movimentos desnecessários de produtos, materiais e até informações, que são consumidores de recursos. O objetivo é buscar ao máximo o fluxo contínuo em todos os aspectos com o mínimo de movimento e de etapas de processos. “Paradas” de pessoas, materiais e informações, como, por exemplo, um “e-mail” que ficou parado por 2 dias na caixa de alguém esperando uma ação, pode causar sérios prejuizos ao fluxo dos processos e, até, levar a erros.
Publicado no Blog: http://www.thales21.blog.uol.com.br/
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