SPED: gestão e confidencialidade de dados em Saúde

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e-Social passa a vigorar em 2014. Para especialistas, hospitais precisam integrar financeiro, RH e TI para uma implantação assertiva

 

A busca pela agilidade nos processos é uma constante nas instituições de saúde, afinal, otimizar o tempo é essencial para a produtividade. Por isso, a tecnologia aplicada à gestão cresce a cada dia nesse segmento. O SPED Social, um novo requerimento para a troca de informações trabalhistas e previdenciárias, será obrigatório a partir de 2014 e sua utilização terá grande impacto no setor de saúde.

 

O SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) foi criado em 2008 para facilitar a troca de dados entre o contribuinte e o fisco. Ele pode ser resumido como um conjunto de informações que os contribuintes devem entregar na forma de arquivo eletrônico para os órgãos fiscalizadores, utilizando a certificação digital para a assinatura dos documentos.

 

Em 2014, um novo requerimento chamado de SPED Social ou e-Social passará a vigorar. Ele tornará obrigatória a Escrituração Fiscal Digital (EFD) da folha de pagamento e das obrigações trabalhistas e previdenciárias. Essa mudança segue o mesmo padrão dos anos anteriores, como o da Escrituração Contábil Digital (ECD), das EFDs de Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), além de outros tributos.

 

O objetivo do governo federal é obter informações sobre entrega de declarações, resumos para recolhimento de tributos de acordo com as relações trabalhistas e previdenciárias e informações importantes sobre o contrato de trabalho. Como todas as informações passarão a ser trocadas por meio de um único sistema informatizado e não por canais diferentes, a agilidade dos processos deve crescer, resultando em mais eficiência para as instituições de saúde e também para as empresas de outros segmentos.

 

Os hospitais, santas casas e clínicas já estão acostumados, de certa forma, a trabalharem com informações confidenciais, afinal os dados dos pacientes ficam armazenados em fichas ou softwares hospitalares. Como as informações relacionadas a admissões, aviso prévio, acidentes de trabalho, afastamentos temporários e folha de pagamento, por exemplo, estarão num mesmo local, também haverá mais segurança para eles.

 

A gestão desses dados deve ser realizada de maneira segura e é importante que as instituições de saúde integrem as áreas financeira, de recursos humanos e também de TI para garantir que a implantação do e-Social seja assertiva e, de fato, agilize os processos e aumente a segurança das informações dos colaboradores. Uma implantação feita de maneira incorreta, sem promover a integração das áreas, pode colaborar para que o tempo de adaptação às novas exigências seja mais longo e com isso, ao invés de acelerar os processos, deixá-los ainda mais lentos.

 

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