Lean reduz em 61% espera por tratamento de câncer

O Hospital Regional do Vale do Paraíba (HRVP), entidade pública de Taubaté, Interior de São Paulo, conseguiu reduzir drasticamente o tempo de espera do paciente para o tratamento e cirurgia de câncer de mama ao adotar o sistema lean, modelo de gestão originário da Toyota que vem sendo adotado também na gestão da saúde

Após reformular os processos de atendimento seguindo os conceitos lean, o hospital diminui de 90 para 35 dias, cerca de 61%, o tempo médio de espera do paciente do cadastro até a cirurgia. Também reduziu de 114 para 56 dias, cerca de 50%, o período médio entre o cadastro e a primeira sessão de quimioterapia. E, além disso, reduziu de sete para duas as visitas necessárias do paciente ao hospital.

A melhoria representou uma importante economia de tempo para os cerca de 250 novos pacientes de câncer de mama a cada ano no hospital. Boa parte deles gasta até quatro horas de viagem e precisa de apoio para chegar à entidade, que conta com 300 leitos e é o principal local público para tratamento de câncer numa região que envolve 1,2 milhão de pessoas, distribuídas por 40 cidades.

A distância percorrida e o tempo de espera representavam uma combinação trágica para boa parte dos pacientes, que não só tinham de suportar a longa e cansativa jornada, mas também os atrasos e cancelamentos.

A ação de melhoria foi realizada por uma equipe envolvendo diversos profissionais do HRVP e do Instituto de Oncologia do Vale (IOV), de São José dos Campos, responsável pela administração do Centro de Câncer do hospital, como especialistas em mama, anestesistas, oncologistas, rádio terapeutas, gerentes, radiologistas, patologistas, técnicos, enfermeiras e serviços sociais.

O objetivo foi melhorar o processo de atendimento para garantir que pacientes com câncer de mama recebessem todo o cuidado necessário em apenas uma única visita ao hospital, num único fluxo lógico de tratamento, envolvendo consultas e procedimentos, o que na cultura lean é chamado de “estado futuro”.

O novo fluxo de tratamento realizado foi chamado de “via rápida para o tratamento de câncer de mama” e envolveu pacientes suspeitos de terem o problema ou que acabaram de ser diagnosticados.

A “via rápida” foi projetada para reunir, num único dia, todas as atividades que antes consumiam de quatro a sete semanas para serem realizadas. Tal melhoria só foi possível coordenando o cuidado, o paciente e o fluxo dos processos usando três intervenções básicas:

– estabelecimento de procedimentos-padrão para cada tipo de paciente;

– reformulação das programações do cuidado e dos exames médicos;

– definição de acordos de serviço entre os vários “atores” do processo.

Para tornar o novo fluxo eficiente, foi necessário utilizar um dos principais conceitos do sistema lean, a gestão visual, que significa criar maneiras de deixar os processos produtivos totalmente visuais para que todos os envolvidos no trabalho entendam, de forma rápida e fácil, os desvios de padrão.

Para isso, foi criado um processo de “kanban”, expressão japonesa que pode ser traduzida como “sinais”, um conceito tipicamente lean que significa ter um dispositivo sinalizador que autoriza e dá instruções para a produção ou para a retirada de itens em um processo produtivo.

No contexto do novo fluxo de tratamento feito no hospital de Taubaté, o “kanban” da “via rápida” passou a “acompanhar” o paciente por todo o processo, permitindo verificar o que ocorria em cada estágio, garantindo que todas as necessidades fossem atendidas.

Para isso, foram projetados dois fluxos diferentes. Um para pacientes altamente suspeitos de terem câncer de mama, cujo objetivo foi garantir a realização da biópsia no mesmo dia de atendimento, além de planejar para que a cirurgia fosse realizada em no máximo 21 dias.

E outro fluxo para pacientes já diagnosticados com o problema, com o objetivo de conseguir marcar a cirurgia ou o tratamento subsequente, como quimioterapia ou radiação, para o prazo mais rápido possível.

Para cada fluxo, foram definidos “pacotes de exames” que seguissem a sequência esperada de atividades. Ocorreu ainda uma reorganização para garantir que o cuidado acontecesse em apenas um andar do hospital, em apenas uma sequência e sempre no mesmo dia da semana.

Novos pacientes com câncer de mama tiveram, então, suas consultas marcadas às segundas-feiras, em um fluxo dedicado a exames de sangue, mamografias, ultrassons, tomografias de peito/abdômen (para pacientes com doença avançada) e eletrocardiogramas, conforme especificado em cada pacote padronizado de testes. Os acordos no nível de serviços feitos no hospital deixavam de um a três “espaços em aberto” a cada segunda-feira para a realização desses testes e procedimentos.

O experimento da nova “via rápida” teve um grande impacto nos pacientes, pois possibilitou diagnosticar a suspeita de câncer de mama em apenas um dia.

A reação dos pacientes foi reveladora. Alguns disseram que esperavam apenas vir para uma visita e ter de esperar por algumas semanas pelos resultados dos exames. A possibilidade de descobrir tão rapidamente se havia câncer parecia assustá-los. Com base nessa percepção, foi introduzido um novo passo no processo: um coordenador passou a explicar aos pacientes a dinâmica do cuidado e tratamento ao câncer de mama e as vantagens de um diagnóstico antecipado.

A experiência motivou a equipe, provando que é possível encontrar uma forma melhor para rapidamente diagnosticar e fornecer cuidado aos pacientes. E que esse sistema melhorado não necessita de maior trabalho, mas de um trabalho mais inteligente. O Instituto de Oncologia do Vale (IOV), de São José dos Campos, representa hoje uma das mais consistentes e duradouras experiências já feita no Brasil de aplicação lean na gestão da saúde.

O instituto adota o sistema lean há mais de sete, obtendo aumento da qualidade do atendimento, da segurança ao paciente, da produtividade e de redução de custos.

Tal experiência será detalhada por um dos maiores especialistas no assunto no país, o médico oncologista Carlos Frederico Pinto, diretor do IOV, durante o “Lean Summit Saúde” , encontro de organizações do setor da saúde que adotam o sistema lean, dia 3 de dezembro, em São Paulo. O médico é autor do livro “Em busca do cuidado perfeito”, primeiro livro brasileiro sobre o tema.

*Por Evelin Marotta, médica oncologista e Site Manager do Instituto de Oncologia do Vale (IOV) no Hospital Regional do Vale do Paraíba (HRVP); Sheila Vianna Reis, coordenadora de Cuidados do Instituto de Oncologia do Vale (IOV) no Hospital Regional do Vale do Paraíba (HRVP); e Stella Maris Coelho, gerente do Lean Office do Instituto de Oncologia do Vale (IOV).

Foto: Reprodução

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