CIOs constantemente lutam para manter os gastos com TI sob controle. Considere estas razões comuns para evitar derrapagens orçamentais, juntamente com algumas soluções possíveis
Primeiro, a boa notícia: se você trabalha no departamento de TI em uma empresa de seguros, seu orçamento não é susceptível de cair este ano. Pesquisa de empresas de análises, incluindo Novarica e Strategy Meets Action – indica que muitas companhias de seguros pretendem investir mais dólares em seus departamentos de tecnologia em 2012 do que em 2011 e a maioria das transportadoras estão, pelo menos, segurando os seus orçamentos apertados.
A má notícia? Mais dinheiro pode significar dores de cabeça para as organizações de TI, assim como as pressões de negócios vão obrigá-los a esticar cada dólar de seu limite. “Há muita demanda reprimida [para novos recursos], mas também há coisas que foram adiadas”, disse Jeff Muscarella, EVP de TI da NPI, empresa de consultoria em gestão de TI com sede em Atlanta TI. “Assim, mesmo que os orçamentos têm subido, há pressão para que suba ainda mais.”
Manter os gastos com TI sob controle é uma luta constante para os CIOs. Mas não é uma tarefa impossível. Aqui estão algumas das razões mais comuns para derrapagens orçamentais, juntamente com algumas soluções possíveis.
1. Comunicação ineficaz durante o Processo Orçamentário
Uma razão comum para a tensão em qualquer grupo, quer se trate de uma empresa multimilionária ou uma família, é a incapacidade de comunicar eficazmente os seus desejos e limites. Fiel à vida, uma barreira aos objetivos claramente delineados em companhias de seguros, de acordo com o consultor Joel Collamer.
“O mundo da tecnologia usa palavras muito diferentes do que os empresários”, disse ele. “Você pode ter uma sentença que significa algo para os tecnólogos e algo totalmente diferente para quem está do lado do negócio”.
Jeff Palm, CIO da base de Minneapolis da Allianz Life, uma subsidiária da seguradora global Allianz SE, disse que há alguns executivos dentro da sua empresa que estão mais tech-savvy do que outros e que irá descrever os sistemas que eles querem, até à forma como eles querem que a interface seja vista e quais elementos de dados que desejam incluir. Mas, acrescentou, ele trabalha dentro de um sistema que facilita o desenvolvimento de soluções descritas.
“A empresa deve dizer o que quer e nós devemos dizer como entregá-la,” Palm continua. “Você precisa tentar colocar uma política que vai joeirar a demanda de negócios em estratégia de tecnologia.”
2. Excesso de confiança no início dos projetos
É fácil de sentar à mesa do orçamento e achar que você tem descoberto todas as contingências com antecedência, avalia Bill Garvey, diretor da Eastern Shore Consulting (Halifax, Nova Escócia). No entanto, ele alerta que as seguradoras devem estar atentas aos erros do passado quando forem preparar as projeções orçamentárias.
“Quando você está fazendo seu orçamento, você não está pensando em experiências passadas”, segundo Garvey.
Blue Cross e Blue Shield da Flórida (Jacksonville, Flórida) abordaram esse problema dividindo os projetos em fases curtas, cada um com o seu processo individual de budget, segundo o VP e CTO da Connie Pilot. Com um menor tempo de espera e uma visão mais ampla do projeto, diz ele, os orçamentos não têm tanto espaço tanto para flutuar. “Nós nos mudamos para projeções faseadas por isso temos um melhor entendimento do trabalho que é projetado,” Pilot explica. “Nossa experiência ao longo dos últimos quatro anos tem sido bastante bem sucedida.”
3. Aumento de escopo
Muitos de nós pode se deparar com esta situação: você começa um reparo doméstico ou projeto de limpeza e depois de descascar a camada inicial de que precisa ser feito, você encontra outros problemas inesperados. O mesmo acontece em TI, como os projetos podem ir do simples ao complexo muito rapidamente, assim como idiossincrasias dos sistemas são descobertos ou novos requisitos de negócios vêm após o trabalho já ter começado.
“TI trabalha em um mundo imperfeito em termos de saber o que vai ser feito durante o próximo ano”, diz Jim Strebler, consultor sênior de gestão com sede em Dallas.
Garvey diz que empresas com departamentos de TI internos são mais propensas a querer mudar os projetos midstream. “A equipe de TI pode ser considerada uma força de trabalho ilimitada porque não é, geralmente, uma despesa externa da impressão.Pensar: “Eles trabalham aqui, vamos continuar dando-lhes coisas para fazer “, cria expectativas que não são realistas”, refere. Enquanto isso, as empresas terceirizada de TI estão receosas de receber contas maiores a partir de seus fornecedores.
Para combater isso, os CIOs não podem ficar tímidos sobre ser perfeitamente claro sobre as implicações orçamentais e tempo de mudanças de estratégia, acrescenta Garvey. “Alguns CEOs respeitam o fato de que os orçamentos devem ser adequadamente planejados”, diz.
4. Excesso de confiança na solução ‘bala de prata “para reduzir de custos
A pressão para fazer mais com menos tem deixado os CIOs numa posição nada invejável de precisar mudar algum trabalho fora dos planos. Uma maneira comum de fazer isso é terceirizar algumas funções de TI. Mas, enquanto a terceirização, muitas vezes parece bom em curto prazo, é importante que ele seja perseguido estrategicamente, advertem os observadores da indústria.
“Os CIOs têm pegado cada vez mais de seus orçamentos para fornecedores offshore sob a suposição de que eles podem obter mais de um fornecedor offshore a partir de recursos locais”, diz o consultor Collamer. “Mas se você envolve um provedor de offshore, você está introduzindo a complexidade do projeto.”
Essa complexidade pode levar a dores de cabeça, pois não atende às necessidades do negócio, acrescenta Muscarella do NPI. “Você tem que ser ainda mais detalhado do que quando você está comprando um produto”, diz ele. “Certifique-se que as pessoas certas estão envolvidas”.
A reputação de baixo custo também está alimentando o aumento da computação em nuvem. Mas há mais a relação custo-eficácia do que apenas preço, diz Palm Allianz. “A alternativa de menor custo não é sempre o melhor”, ele insiste. “Você também tem que olhar para o nível de serviço e qualidade. Se você pode obter mais serviço por um custo um pouco maior, isso é melhor que menos serviço por um custo menor.”
5. Falta de disciplina com os sistemas existentes
Palm usa uma metáfora de golfe quando se fala de ambientes de TI e portfólios de aplicativos: Você está autorizado a levar 14 clubes em sua mochila. Não importa quantos você possui, se você quiser levar outros e já tiver 14, você terá que tirar algum de sua bolsa.
“Se você adiciona mais e mais ao seu saco, o custo de transporte seria alto, você não poderia fazê-lo,” Palm explica. “A maior oportunidade [em TI] é simplificar. Certifique-se de como você está fazendo as coisas novas e que você não está apenas acumulando aos seus custos de execução existentes.”
Upgrades de sistemas oferecem uma oportunidade para reduzir custos, contanto que você faça a sua diligência em busca de fornecedores. Não se cegue apenas em atualizar para a versão seguinte ou o mais novo módulo do sistema existente; sempre faça um processo de licitação completo e competitiva.
Fonte SaudeWeb
Nenhum comentário:
Postar um comentário